Panggilan persidangan berguna untuk mengatur pertemuan dengan sekumpulan orang di tempat yang berbeza yang perlu membuat keputusan. Sekumpulan peguam mungkin perlu bertemu dan memutuskan strategi untuk kes klien mereka, atau sekumpulan sarjana muda mungkin cuba merancang mandi perkahwinan. Panggilan persidangan boleh membantu sekumpulan orang membuat keputusan dalam beberapa minit, yang mungkin mengambil masa beberapa hari melalui e-mel dan mungkin tidak boleh dilakukan secara peribadi.
Perkara yang anda perlukan
-
Telefon
-
Perisian mesyuarat-penjadualan
Kenal pasti orang yang perlu anda jemput untuk panggilan persidangan. Kemudian mengutamakan kepentingan kehadiran setiap orang. Jika terdapat tiga atau empat orang memanggil panggilan persidangan anda, keutamaan senarai undangan mungkin tidak penting. Tetapi jika anda menjemput enam orang atau lebih, kemungkinan besar akan terjadi konflik penjadualan. Pastikan pembuat keputusan penting dapat hadir.
Hubungi peserta penting untuk mengenal pasti konflik penjadualan. Ketahui jika dan ketika orang-orang tersebut keluar dari bandar untuk tempoh masa yang panjang, di atas kapal terbang dan tidak ada panggilan atau sebaliknya tidak dapat hadir. Susun masa mesyuarat anda di sekitar konflik ini.
Hantar jemputan kepada semua peserta. Gunakan e-mel, Evite atau program perisian undangan lain. Microsoft Outlook boleh menjadualkan mesyuarat, menghantar undangan dan membenarkan jemputan menerima atau menolak. Anda dengan cepat akan mendapat idea umum siapa yang boleh hadir dan yang tidak boleh. Para jemputan mungkin mempunyai cadangan pada masa-masa yang bekerja lebih baik untuk mereka, dan mereka juga boleh menghantar item agenda dalam jawapan mereka kepada permintaan mesyuarat. Semak semula undangan anda berdasarkan maklum balas yang anda terima.
Jadual mesyuarat anda menggunakan perkhidmatan panggilan masuk. Terdapat beberapa syarikat yang pakar dalam hosting panggilan persidangan, seperti termasuk FreeConference dan InstantConference. Sekiranya syarikat anda sering membuat panggilan persidangan, ketahui jika syarikat anda mempunyai kontrak dengan perkhidmatan panggilan masuk tertentu.
Hantar jemputan yang dimuktamadkan kepada semua peserta. Hantar jemputan kepada orang yang menolak permintaan mesyuarat asal, sekiranya mereka kemudian menjadi tersedia. Pastikan anda memasukkan semua maklumat penting dalam jemputan, termasuk tarikh dan masa panggilan, kod negara dan nombor telefon yang mesti digunakan oleh peserta, serta kod peserta yang diperlukan. Juga masukkan nombor hubungan anda supaya peserta boleh menghubungi anda secara langsung jika mereka menghadapi masalah dalam panggilan.
Petua
-
Jika anda tidak pernah menggunakan perkhidmatan panggilan persidangan sebelum ini, tanyakan mengenai kejelasan panggilan dan kemudahan penggunaan. Terdapat beberapa perkhidmatan percuma dan ada yang mengenakan bayaran. Bandingkan harga perkhidmatan berasaskan fi dan tentukan yang paling sesuai dengan keperluan syarikat anda.
