Menjadwal semula peristiwa perniagaan yang besar boleh menjadi mimpi buruk logistik; walaupun dengan sebab yang paling boleh dipercayai untuk menukar tarikh, pelanggan dan kenalan perniagaan akan terancam dan tidak dapat diselubungi. Cara anda membentangkan maklumat juga akan memberi impak yang besar ke atas kesan peserta yang akan hadir; berhati-hati dengan suara yang menyesal lagi optimis, maka penerima akan melihat penjadualan semula sebagai kemunduran sementara dan bukan sebagai salah satu atau hasil perancangan yang buruk.
Masukkan sekeping surat syarikat ke dalam pencetak anda; ini adalah notis rasmi mengenai penjadualan semula acara yang anda hoskan. Masa adalah intipati dan kepala surat akan menangkap perhatian penerima dengan lebih berkesan daripada kertas kosong.
Buka program pemproses kata pilihan anda. Mulakan dokumen baru dengan memilih "Fail" dan "Baru."
Taipkan tarikh dan luncurkan baris. Gunakan ciri gabungan mel dalam program pemprosesan kata anda untuk memasukkan nama dan alamat peserta.
Mulailah dengan menyatakan bahawa anda perlu menjadualkan semula acara itu, dan menyegarkan kenangan mereka tentang apa acara itu dan bila ia sepatutnya diadakan pada asalnya.
Minta maaf dengan tulus dan terangkan sebab kelewatan itu. Jangan minta maaf lebih daripada sekali atau penerima mungkin melihat ini sebagai pengakuan salah atau salah urus.
Berikan butiran tentang bila peristiwa itu akan berlaku. Jika syarikat anda menawarkan pampasan untuk yuran tempahan semula mereka atau insentif lain, terperinci bagaimana peserta boleh memohon pampasan. Mainkan berita baik; jika penjadualan semula adalah kejadian yang bernasib baik, seperti penjadualan semula waktu untuk cuaca yang lebih baik, komen mengenai itu.
Terima kasih kepada para hadirin untuk kerjasama mereka, dan berikan mereka maklumat hubungan yang boleh mereka panggil jika mereka mempunyai pertanyaan atau kesulitan menjadualkan semula lawatan mereka.
Tandat huruf "Sincerely," dan langkahkan tiga baris. Taipkan nama penuh dan tajuk anda. Cetak huruf dan tandakan setiap nama di atas yang ditaip anda.
Surat surat dengan perkhidmatan paling cepat yang anda mampu. Sekiranya anda tidak mampu menghantar sejumlah besar huruf melalui Mail Prioriti, panggil setiap peserta terlebih dahulu dan berikan maklumat asas tentang penjadualan semula acara tersebut. Biarkan mereka tahu bahawa surat rasmi akan mengikutinya.
