Semakin banyak syarikat adalah sama ada pengurusan projek penyumberan luar atau pengambilan profesional untuk mengendalikan tugas ini. Dengan perubahan dalam industri, sukar untuk mencari orang yang memenuhi syarat yang berada di atas trend dan strategi terkini. Hanya 2.5 peratus organisasi berjaya menyelesaikan semua projek mereka. 70 peratus projek yang mengejutkan gagal. Memandangkan nombor ini, anda mungkin tertanya-tanya sama ada atau tidak patut menyewa pengurus projek. Sama seperti yang lain, terdapat kelebihan dan keburukan untuk dipertimbangkan. Pengurus projek yang mahir boleh mengurangkan perbelanjaan anda, memperkemaskan pengurusan aliran kerja dan membantu mengembangkan perniagaan anda.
Pro Pengurusan Pro
Sama ada anda menjalankan perniagaan kecil atau organisasi yang ditubuhkan, anda mungkin tidak dapat mengendalikan semua jenis projek dari awal hingga akhir. Projek tertentu sangat rumit dan mempunyai tarikh akhir yang ketat atau memerlukan kemahiran khusus yang pasukan anda tidak mempunyai. Pengurus projek yang berkelayakan dapat membantu anda mengatur dan mengurus tugas yang paling memakan masa. Pengurus projek yang berpengalaman juga akan memberi motivasi kepada pasukan anda, menguruskan sumber, mengukur hasil, memberi maklum balas dan mencari cara untuk meningkatkan kualiti dan mengurangkan kos atau masa. Kemahiran pengurusan projek lain termasuk teknik penjadualan yang dipertingkatkan, bertindak balas kepada perubahan, komunikasi yang lebih baik, kawalan kualiti dan pengurusan risiko.
Penetapan Matlamat yang Cekap
Kebanyakan projek gagal kerana pengurus tidak mempunyai matlamat yang jelas. Pada tahun 2013, kurang daripada satu pertiga daripada semua projek telah disampaikan tepat pada masanya dan dalam anggaran yang diperuntukkan. Atas sebab ini, menetapkan matlamat SMART adalah yang paling utama. Matlamat SMART adalah khusus, boleh diukur, boleh dicapai, realistik dan masa yang terikat. Itulah singkatan SMART yang singkatan. Matlamat SMART akan memastikan projek anda disampaikan tepat pada masanya tanpa melebihi anggaran. Pengurus projek profesional mempunyai kepakaran dan alat yang diperlukan untuk membuat ramalan, menguruskan kos projek dan menentukan risiko merentas keseluruhan kitaran hayat projek.
Komunikasi yang lebih baik
Pengurusan projek membolehkan komunikasi yang lebih efisien antara pemimpin dan pekerja lain yang terlibat dalam projek. Pengurus projek yang berpengalaman adalah berkesan dalam menguruskan pihak berkepentingan yang penting untuk menjayakan projek. Pengurus projek mengekalkan kesepaduan pasukan, memudahkan mesyuarat, mendapatkan pakar mata pelajaran, idea brainstorming dan memantau maklum balas dalam masa nyata. Komunikasi adalah aspek yang paling kritikal bagi setiap projek, dan merupakan kemahiran yang diperlukan untuk setiap profesional projek.
Kepuasan Pelanggan Lebih Besar
Projek boleh menyampaikan ciri-ciri baru dan membuka perkhidmatan atau produk baru untuk menggembirakan pelanggan, atau projek boleh menyumbang kepada mengurangkan kos untuk pelanggan. Memandangkan metodologi pengurusan projek mengutamakan faktor kualiti, seperti ciri yang dikehendaki pelanggan, syarikat dengan pengurusan projek yang berjaya mengalami kepuasan pelanggan yang lebih tinggi. Ini bermakna lebih banyak pendapatan dan pertumbuhan perniagaan. Organisasi anda akan dikenali kerana memberikan hasil yang sangat baik.
Tahap Kepakaran Tinggi
Dengan menyewa projek pengurus atau projek penyumberan luar, syarikat anda akan mendapat manfaat dari tahap kepakaran yang tinggi. Orang-orang dalam organisasi anda akan mempelajari perkara-perkara baru dan mendapatkan perspektif baru yang akan menyumbang kepada pertumbuhan profesional mereka. Di samping itu, pengurusan projek akan membebaskan masa anda supaya anda dapat memberi tumpuan kepada aspek teras perniagaan anda. Pengurus projek yang berpengalaman akan dapat mengartikulasikan proses projek dan menguruskan semua bidang projek termasuk kakitangan dan pematuhan.
Penilaian Risiko Tepat
Lebih 75 peratus syarikat tidak percaya pada kejayaan projek. Kerja keras yang berlebihan, rayapan skop, komunikasi yang kurang baik dan objektif yang tidak jelas sering menjadi penyebabnya. Pengurusan projek membolehkan anda mengambil risiko yang dikira dan memperuntukkan sumber dengan lebih cekap. Anda akan mengenalpasti risiko-risiko itu sebelum memulakan. Dengan cara ini, anda boleh merancang untuk sebarang masalah pada peringkat awal dan membuat keputusan yang lebih bijak apabila risiko timbul sepanjang kitaran hayat projek. Pengurusan risiko yang berkesan juga membolehkan anda merebut risiko atau peluang positif apabila ia muncul.
Pengurusan Projek
Sekiranya pengurus projek tidak mempunyai pengalaman atau pengetahuan yang betul, terdapat banyak masalah yang boleh timbul. Kehilangan sumberdaya, masalah penjadualan, isu keselamatan dan konflik antara pekerja adalah keburukan utama dalam pengurusan projek. Di samping itu, organisasi anda mungkin menanggung kos yang tinggi oleh kerja penyumberan luar atau dengan menyewa pekerja baru untuk menyelesaikan projek tersebut. Kadang-kadang, pengurusan projek boleh mengganggu operasi harian anda atau secara drastik salah.
Kos yang tinggi
Jika anda menyewa pengurus projek, mengharapkan melabur dalam perisian khusus. Program-program ini boleh mahal dan sukar dilaksanakan. Oleh kerana pasukan anda akan menggunakannya juga, mereka mungkin memerlukan latihan. Bergantung pada keperluan anda, anda juga mungkin perlu menyewa pakar atau pakar mata pelajaran untuk membantu projek. Selalunya, akan ada dorongan daripada pihak berkepentingan untuk memasukkan ciri-ciri yang tidak dirancang pada mulanya. Semua isu ini dapat dengan cepat menambah kos projek.
Peningkatan Kerumitan
Pengurusan projek adalah proses yang kompleks dengan pelbagai peringkat. Sesetengah pakar mempunyai kecenderungan untuk merumitkan setiap proses, yang mungkin mengelirukan pasukan anda dan menyebabkan kelewatan dalam penghantaran projek. Mereka juga boleh menjadi tegar atau tepat dalam rancangan mereka, mewujudkan persekitaran yang tertekan dalam organisasi. Lazimnya, projek-projek yang mempunyai skop yang besar akan menjadi lebih kompleks untuk disampaikan, terutamanya jika tidak ada pasukan khusus yang hanya bekerja untuk projek tersebut. Ahli-ahli pasukan bersilang mungkin tertinggal dalam kerja harian mereka, sambil menambah lapisan kompleks.
Komunikasi Overhead
Apabila anda menyewa pasukan pengurusan projek, pekerja baru menyertai syarikat anda. Ini menambah lapisan tambahan komunikasi dan mungkin tidak sepadan dengan budaya organisasi anda. Itulah sebabnya pakar mengesyorkan agar pasukan anda sekecil mungkin. Semakin besar pasukan, semakin tinggi komunikasi di atas. Kadang-kala, pasukan besar diperlukan untuk projek, jadi penting untuk mencari pengurus projek yang mempunyai kemahiran komunikasi yang kuat di seluruh kepelbagaian orang.
Kurang kreativiti
Kadang-kadang, pengurusan projek meninggalkan sedikit atau tidak ada ruang untuk kreativiti. Pemimpin kumpulan sama ada memberi tumpuan secara berlebihan pada proses pengurusan atau menetapkan tarikh akhir yang ketat, memaksa kakitangan mereka bekerja dalam parameter yang ketat. Ini boleh menghalang pemikiran kreatif dan menghalang inovasi yang mungkin memberi manfaat kepada projek. Adalah penting bagi seorang pengurus projek untuk tahu kapan untuk memberi inspirasi kepada kreativiti dan kapan mematuhi pelan projek dengan tegas.
Sebuah organisasi boleh berkembang dan mencapai kejayaan tanpa ada pasukan pengurusan projek. Walau bagaimanapun, menyewa profesional mahir untuk mengendalikan aspek ini boleh membuka peluang baru dan membantu syarikat anda mencapai matlamatnya dengan lebih cepat.
