Sama ada anda menganjurkan acara berundur korporat, konvensyen atau acara khas lain, penceramah tetamu boleh menawarkan pandangan khalayak anda yang baru dan manfaat kepakaran. Senarai semak boleh membantu menyusun susunan supaya semua berjalan lancar. Untuk tujuan organisasi, pindahkan senarai semak ke dalam bidang: perjalanan, kewangan, teknologi, alamat dan keperluan pembicara. Tuan rumah dan penceramah boleh membuat senarai semak dalam kategori ini untuk memastikan acara itu tidak mempunyai komplikasi.
Pengaturan Perjalanan
Pembicara tetamu, sama ada dibayar atau sukarelawan, biasanya mesti pergi ke penglibatan bercakap. Ini boleh melibatkan rancangan perjalanan utama, seperti tiket kapal terbang dan hotel, atau perjalanan kereta yang mudah. Terserah kepada organisasi tuan rumah untuk membuat pengaturan. Ketahui di mana penceramah datang dari, apa jenis pengangkutan yang dia perlukan dan keutamaannya untuk masa ketibaan dan keberangkatan.Juga, dapatkan maklumat berkaitan penceramah, seperti tarikh lahir, yang diperlukan untuk beberapa tempahan. Kemudian, senarai semak harus termasuk perjalanan tempahan - menempah hotel jika perlu dan mengatur pengangkutan darat seperti kereta. Tambah nota untuk mengesahkan semua perkiraan beberapa hari sebelum pertunangan. Senarai semak penceramah harus termasuk menyediakan hos dengan maklumat dan mengesahkan butiran juga.
Pengaturan Kewangan
Item di senarai semak tuan rumah hendaklah termasuk mengesahkan pembayaran dibuat kepada penceramah. Sering kali, penceramah dibayar sebahagian sebelum acara sebagai jenis penahan dan sebahagian selepas berjaya menyelesaikan penglibatan. Sekiranya ini berlaku, buatkan dua item senarai semak supaya anda tidak lupa. Senarai semak kewangan pembicara hendaklah memasukkan penyedia host dengan semua butiran yang relevan, seperti alamat atau nombor akaun untuk deposit langsung, serta mengesahkan pembayaran telah dibuat.
Keperluan Teknologi
Ramai penceramah tetamu menggunakan teknologi sebagai sebahagian daripada alamat mereka. Pembesar suara tetamu harus membuat senarai semua yang mereka perlukan - termasuk komputer riba, projektor dan skrin, kabel, penunjuk, mikrofon dan sebagainya. Tuan rumah harus meminta maklumat ini dan menambah item praktikal, seperti kord kuasa, komputer riba sandaran dan orang teknikal di tangan untuk menangani sebarang masalah.
Ucapan dan Bahan
Organisasi tuan rumah harus membuat jelas apa yang mereka cari dari pembicara. Ini mungkin termasuk topik khusus untuk alamat, atau lebih banyak butiran praktikal, seperti panjang alamat. Buat senarai segala-galanya dan hantar ke pembesar suara. Untuk penceramah, senarai semak ini perlu memasukkan penamat dan menyunting alamat. Pembicara juga perlu menyemak salinan salinan ucapan dan bahan sokongan, seperti PowerPoint. Tuan rumah dan penceramah harus bekerjasama terlebih dahulu untuk menentukan sama ada penceramah akan menyediakan salinan terlebih dahulu alamat, mungkin untuk media atau untuk penafsir bahasa isyarat.
Penjagaan Speaker
Bahagian ini senarai semak adalah untuk tuan rumah, bukan penceramah. Pembicara anda hendaklah dianggap sebagai VIP untuk acara tersebut. Tentukan seseorang untuk bertindak sebagai penghubung dan pengendali untuk penceramah, dan memberi penceramah maklumat hubungan orang yang ditugaskan. Pada hari kejadian, pastikan pengemudi mengetahui di mana untuk menyambut penceramah dan menyediakan sebarang kemas kini yang diperlukan untuk acara dan butiran penting. Pengendali juga harus memperkenalkan pembicara kepada orang penting dalam organisasi. Tambah item ke senarai semak yang memastikan keselesaan speaker semasa acara, seperti botol air di podium. Akhirnya, tambah item senarai semak untuk mengingatkan diri anda untuk mengucapkan terima kasih kepada penceramah berikut acara - mungkin dengan nota tulisan tangan atau susunan bunga - dan untuk menyelesaikan sebarang pembayaran.
