Cadangan jabatan biasanya digunakan untuk mendapatkan sumber untuk program baru atau diperluas, perkhidmatan baru atau cara lain untuk melakukan perniagaan semasa yang memerlukan kelulusan untuk membelanjakan peruntukan bajet jabatan. Ia perlu cukup singkat untuk menghormati masa pembuat keputusan, tetapi cukup komprehensif untuk mendapatkan kelulusan. Cadangan boleh menjadi tindak balas kepada Permintaan Cadangan (RFP), atau ia mungkin tidak diminta.
Persediaan Cadangan
Adakah penyelidikan anda. Baca RFP atau panduan cadangan jabatan dengan teliti. Tahu apa yang mereka minta (format, panjang, bilangan bahagian). Ikut arahan dengan tepat; tidak membuat persediaan.
Ketahui siapa yang membentangkan cadangan kepada: CEO, lembaga pengurusan atau pengurus jabatan. Anda perlu membuat cadangan kepada pandangan mereka. Ketua Pegawai Eksekutif akan memerlukan pandangan yang lebih strategik, sedangkan pengurus akan memerlukan detail lebih lanjut prosedur. Lembaga pengurusan akan terdiri daripada kedua-duanya, sehingga kedua-dua tujuan harus didokumentasikan dengan baik.
Baca rencana strategik jabatan, atau setaraf. Anda perlu menunjukkan bagaimana cadangan anda memenuhi objektif strategik, atau hasil utama. Bacalah mana-mana dokumen jabatan yang berkaitan, terutamanya yang merujuk kawasan yang anda sedang kerjakan.
Pembangunan Cadangan
Mulakan dengan sejarah masalah yang akan anda selesaikan, atau perkhidmatan yang akan anda buat. Huraikan keperluan atau menyediakan analisis keperluan. Tunjukkan pemahaman anda mengenai struktur jabatan dan di mana cadangan ini akan dimuatkan.
Kenal pasti manfaat cadangan anda - secara kuantitatif jika boleh. Sorot kekuatan dan peluang secara kuantitatif, dan tunjukkan penyelesaian kepada kelemahan dan ancaman. Terangkan pilihan dan kemungkinan alternatif dari segi kos dan faedah yang relatif. Lakukan analisa risiko; termasuk pertimbangan undang-undang dan mengenal pasti penyelesaian kepada risiko yang dikenalpasti. Nyatakan opsyen pilihan anda, dan tunjukkan mengapa.
Kenal pasti sumber manusia dan bahan yang diperlukan untuk pilihan yang disyorkan, dari segi bilangan dan kos. Pastikan semua tuntutan anda adalah tepat dan anda mempunyai sumber untuk membekalkan hasil yang anda janjikan.
Jelaskan dengan jelas kerangka waktu kerja. Sertakan struktur kerosakan kerja asas atau carta Gantt, yang merupakan alat pengurusan projek. Sekiranya anda tidak dikenali dengannya, sila cari rakan sekerja. Pastikan untuk memasukkan nama-nama rakan sekerja yang memberikan bantuan yang penting, sama ada secara lisan atau dalam proposal.
Sebelum mengemukakan cadangan itu, tetapkannya selama 24 jam. Bacalah dengan teliti, dan kenalpasti apa-apa kelemahan; ketatkan tatabahasa. Tanya seseorang yang anda percayai untuk membaca bukti dan tulis semula jika perlu.
Buat ringkasan eksekutif. Dalam satu halaman atau kurang, nyatakan bahagian-bahagian penting cadangan itu. Letakkan ini sebagai halaman pertama. Halaman kedua mestilah indeks atau jadual kandungan yang tepat.
Petua
-
Sekiranya anda hadir sendiri, praktikkan persembahan anda di hadapan cermin, atau tunjukkan kepada rakan sekerja sebagai pelarian kering.
Jangan sekali-kali menjanjikan apa yang anda tidak dapat menyampaikan atau membuat tuntutan yang tidak berasas atau tidak benar.
