Laporan jabatan secara umum menggambarkan pencapaian matlamat dan objektif untuk tempoh pelaporan. Ini boleh menjadi butiran kewangan, hasil pengeluaran, cadangan dan unjuran. Ia termasuk cabaran, kejayaan, kegagalan dan cadangan. Pertubuhan yang berbeza mungkin memerlukan format yang disesuaikan. Untuk laporan yang panjang, ringkasan eksekutif yang ditulis dalam jargon kurang teknikal mungkin sesuai untuk pengurusan atasan dan pelanggan yang ingin dikemas kini pada perkara / isu utama tetapi tidak membaca keseluruhan laporan. Kumpulkan maklumat dari semua bahagian jabatan. Simpan maklumat di bawah tajuk yang sesuai selaras dengan format pelaporan sebelumnya atau standard yang membolehkan akses mudah ke kawasan minat pembaca.
Bagaimana Menulis Laporan Jabatan
Serlahkan pencapaian, peristiwa, perkembangan, kemajuan dan ramalan yang signifikan dalam bahagian pengenalan. Sebutkan cabaran utama, kekurangan dan batasan.
Terangkan butiran matlamat / objektif untuk tempoh pelaporan. Di bawah setiap tujuan / objektif, terangkan kejayaan dan cabaran, bagaimana mereka ditangani dan rasional. Katakan sistem apa yang telah disediakan untuk mengelakkan / menangani cabaran yang sama pada masa akan datang.
Nyatakan angka pengeluaran / output pengeluaran utama dalam bahagian kemas kini pengeluaran. Bandingkan dengan tempoh pelaporan sebelumnya. Tambah unjuran untuk tempoh laporan seterusnya. Sokongan dengan representasi visual seperti jadual, graf dan carta yang sesuai.
Sertakan bahagian untuk projek yang sedang berjalan. Terangkan kemunculan, perkembangan dalam tempoh pelaporan, kesukaran dan batasan. Termasuk jangkaan dan kekurangan. Gunakan representasi visual untuk maklumat input / output, trend, dan ramalan.
Gunakan bahagian berasingan untuk aktiviti dan projek baru yang dibangunkan semasa tempoh pelaporan. Rawat sama dengan projek yang sedang berjalan.
Sertakan seksyen mengenai personel atau sumber manusia. Nama dan fungsi nama mana-mana pekerja baru. Sebutkan sebarang pengurangan pekerjaan dan alasan. Tambah mana-mana kekosongan jika ada.
Termasuk bahagian latihan dan pembangunan profesional. Sebutkan sumber, sorotan dan batasan. Termasuk manfaat kepada jabatan, pekerja dan organisasi. Tambah peluang yang akan datang.
Sertakan bahagian berasingan mengenai belanjawan. Masukkan jumlah yang diperuntukkan, jumlah yang digunakan, keuntungan dan / atau kekurangan imbangan. Gunakan format belanjawan standard untuk organisasi tertentu. Gunakan jadual, carta dan angka yang diperlukan.
Terangkan projek masa depan dalam bahagian berasingan mengenai prospek, bersama dengan perkembangan, keputusan dan ramalan yang dijangkakan. Sertakan matlamat dan objektif untuk tempoh laporan seterusnya.
Bincangkan cadangan dalam bahagian berasingan. Buat cadangan untuk pembaikan, pengembangan dan / atau perkembangan. Termasuk sumber yang diperlukan, pertimbangan belanjawan dan tambahan / pengurangan staf jika sesuai.
Bincangkan perkara utama dalam semua bidang di bahagian ringkasan dan kesimpulan. Termasuk pencapaian, cabaran, cadangan dan ramalan yang signifikan.
Gunakan lampiran untuk meletakkan surat minat, sub-laporan, dan dokumen lain yang diperlukan untuk menyokong pelbagai aspek laporan. Termasuk sebarang jadual / carta data yang panjang.
Termasuk ringkasan eksekutif yang akan diletakkan sebelum pengenalan. Tulis bahagian ini selepas keseluruhan laporan selesai. Merumuskan perkara penting di bawah tajuk utama yang digunakan dalam laporan yang lebih besar. Termasuk ringkasan dan kesimpulan, cadangan, ramalan dan pencapaian / kerugian / kejadian penting. Jangan menambah maklumat yang tidak terkandung dalam laporan utama.
Perkara yang anda perlukan
-
Matlamat dan objektif Jabatan
-
Sumbangan dari ketua bahagian
-
Angka pengeluaran
-
Butiran peribadi
-
Maklumat kewangan Jabatan
Petua
-
Istilah khusus jargon boleh diterima untuk penonton teknikal. Kenal pasti penonton yang dimaksudkan untuk laporan anda sebelum memulakan dan menulis pada tahap yang sesuai.
