Ramai orang tidak akan membaca arahan kecuali sebagai pilihan terakhir. Sekali orang membacanya, mereka hanya membantu jika mereka ditulis dalam bahasa yang jelas dan ringkas. Apabila anda memahami penonton anda, anda akan lebih bersedia untuk menyediakan pengenalan, diikuti dengan arahan.
Kaji Penonton anda
Arahan biasanya memberitahu pembaca cara membuat, membina, mengendali atau menyelenggara produk atau prosedur. Pertama, memenuhi syarat khalayak anda untuk mengetahui sejauh mana mereka memahami topik tersebut. Sebagai contoh, jika anda menulis arahan untuk pekerja baru, mereka harus ditulis dalam bahasa biasa, sementara arahan untuk pengurusan kanan mungkin termasuk lebih banyak bahasa industri. Gunakan bahasa yang sesuai dengan pembaca, dan masukkan seberapa banyak maklumat yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tersebut.
Buat Pengenalan
Selalunya pembaca melangkau pengenalan naratif dan bergerak ke dalam arahan. Salah satu cara untuk membantu pembaca bergerak melalui perkenalan adalah menulis penjelasan atau alasan arahan dalam senarai bernombor dan bukannya bentuk paragraf. Pembaca lebih cenderung untuk mengkaji semula senarai tersebut. Termasuk tujuan arahan, siapa yang harus membaca dokumen dan apa yang termasuknya, masing-masing di bawah tajuk yang berasingan. Pengenalan ini juga memberikan pembaca maklumat mengenai apa yang tidak dilindungi.
Gunakan Suara Aktif
Berhenti daripada menggunakan suara pasif, seperti "Kawat putih harus dimasukkan ke dalam palam A." Sebaliknya, tulis arahan sebagai arahan yang memerlukan suara aktif, seperti "Masukkan kawat putih ke palam A." Sama ada anda menulis senarai, naratif atau buku kecil, memecahkan ayat yang panjang dengan beberapa langkah ke dalam arahan ringkas yang disenaraikan di bawah tajuk. Putuskan ayat-ayat yang mengandungi perkataan "dan" ke dalam kalimat berasingan yang lebih pendek. Daripada menulis "Kabel harus disambungkan dan dimasukkan ke dalam salur merah," tulis dua ayat yang bermula dengan kata kerja tindakan, seperti "Sambat kabel. Letakkan kabel spliced ke kedai merah. "Tajuk yang tajam, berani boleh mengatakan sesuatu seperti" Hook Up the Wires."
Tindakan Terasing dari Maklumat Penjelasan
Selalunya, arahan juga memerlukan penjelasan. Tuliskan komen penjelasan dalam salah satu daripada dua cara. Berikan arahan sebenar supaya mereka menonjol, atau berikan penjelasan di dalam ruang berasingan untuk rujukan. Satu taktik adalah untuk meletakkan langkah-langkah di satu sisi dokumen, dengan penjelasan dalam perenggan pendek dalam lajur sebelah menyebelah. Satu lagi cara yang lebih berkesan adalah dengan berani arahan sebenar dan lengkapkan langkah dengan menulis penjelasan. Sebagai contoh, "Tekan butang merah selama tiga saat (bolded). Ini akan membolehkan cahaya diaktifkan."
