Cadangan bertulis sentiasa menawarkan untuk menjawab keperluan dengan perkhidmatan, produk atau projek. Untuk berjaya, cadangan mestilah dimaklumkan secara serentak dan meyakinkan penonton kelayakan, penyelesaian dan belanjawan pencadangnya.Cadangan yang diminta biasanya memberikan maklumat khusus yang diminta oleh pembaca dalam susunan dan format tertentu. Cadangan yang tidak diminta kadang-kadang perlu meyakinkan pembaca bahawa keperluan juga ada. Sama ada cara, cadangan mesti mempunyai permulaan, pertengahan dan akhir yang menarik. Sediakan setiap bahagian cadangan anda untuk menjelaskan apa yang perlu diketahui oleh pembaca anda untuk menerima penyelesaian yang dicadangkan dengan keyakinan.
Bermula
Buat "perkara depan" proposal anda. Lazimnya ini terdiri daripada surat pengantar, halaman tajuk, jadual kandungan dan ringkasan projek. Ringkasan cadangan anda boleh berupa ringkasan eksekutif 100 hingga 300 kata abstrak atau satu halaman eksekutif.
Mulakan cadangan anda dengan tajuk "Pengenalan." Mendedahkan tujuan cadangan anda dan pratonton isinya. Jelaskan hubungan anda dengan pembaca anda atau dengan pelbagai sumber maklumat. Secara ringkas huraikan penyelesaian anda, terutamanya manfaatnya, untuk menarik pembaca anda.
Bincangkan "Latar Belakang" cadangan anda. Nyatakan masalah dan terangkan penonton anda. Menunjukkan bahawa anda telah meneliti masalah dengan baik dari pelbagai sudut untuk menghasilkan penyelesaian yang baik. Jelaskan keadaan dan andaian anda dan tentukan istilah asas yang anda gunakan dalam cadangan itu.
Tengah
Terangkan "Penyelesaian" anda. Tunjukkan pembaca anda mengapa penyelesaian anda adalah cara terbaik untuk menangani isu mendesak. Bincangkan manfaat penyelesaian anda dengan persuasif, sebaiknya menggunakan fakta dan angka keras untuk menyokong tuntutan anda.
Terangkan "Pendekatan" atau "Metodologi" yang mana anda akan melaksanakan penyelesaian anda. Termasuk maklumat mengenai bagaimana anda akan menyusun dan menguruskan kerja dan memastikan buruh dan sumber yang mencukupi untuk menyampaikan hasil yang berkualiti. Terperinci jadual yang menandakan pencapaian penting dan pusat pemeriksaan kritikal, dan pelan kerja menunjukkan penglibatan semua peserta melalui masa.
Senaraikan "Kelayakan" anda untuk menjadikan pembaca anda selesa dan yakin dengan kebolehan anda. Berikan bukti bahawa anda dan pasukan anda, jika ada, mempunyai pengalaman dan latar belakang untuk melakukan tugas dengan baik.
Terperinci "Anggaran" yang menyenaraikan semua sumber yang anda perlukan dan kos yang sepadan. Kirakan jumlah kos usaha, termasuk buruh, bahan, peralatan, bekalan dan sebagainya.
Akhirnya
Tamatkan dengan "Kesimpulan" yang mengulangi dan menonjolkan manfaat penyelesaian anda. Menggalakkan kelulusan dengan penuh semangat, yakin dan tegas. Tawaran untuk memberikan maklumat tambahan seperti yang diperlukan.
Senaraikan "Rujukan" anda. Cite sumber yang anda gunakan untuk membangunkan cadangan anda.
Menyusun bahagian "Lampiran" yang terdiri daripada dokumen tambahan yang menyokong tuntutan atau menggambarkan pernyataan yang dibuat dalam cadangan anda. Ini mungkin termasuk spreadsheet, carta aliran, projek yang sama atau kajian kes, resume, surat cadangan, kertas putih dan sebagainya.
Petua
-
Keperluan maklumat khalayak anda harus memandu apa yang harus disertakan atau tidak termasuk dari cadangan anda.
Pimpin pembaca anda dari keprihatinan tentang masalah kepada keghairahan tentang penyelesaian anda. Hadirkan maklumat kos anda dengan kelayakan yang meyakinkan anda, dan ikutilah dengan peluang dan manfaat menarik penyelesaian anda.
Anda mungkin tidak memerlukan semua bahagian yang disebut di atas dan mungkin menggabungkan beberapa bahagian ke dalam satu. Sebaliknya, anda boleh membuat bahagian baru untuk memuaskan keperluan pembaca anda. Contohnya, tambah bahagian "Semakan Semula" selepas "Latar Belakang" untuk menerangkan kerja yang berkait rapat dengan cadangan anda; atau, tambah bahagian "Kontrak" selepas "Kelayakan" untuk menunjukkan andaian, harapan atau pengecualian kontrak anda.
Format cadangan anda untuk membaca mudah. Kraf setiap perenggan untuk memulakan atau menamatkan dengan titik utama anda, menempah bahagian tengah untuk butiran atau contoh. Pastikan setiap perenggan tidak lebih daripada 10 baris panjang. Ucapkan atau gambarkan mata utama dan gunakan tajuk dan sub tajuk untuk membantu pembaca mencari maklumat dengan cepat. Kecuali jika diarahkan, gunakan saiz fon 10 hingga 12 titik sepanjang.
Semak cadangan anda untuk kesilapan ejaan dan tatabahasa. Jika mungkin, dapatkan satu set mata baru untuk menyemak cadangan anda sebelum mencetak dan menghantarnya.
Buat template dan selaraskan bahagian cadangan yang berjaya dalam cadangan masa depan.
