Maklumat peribadi yang dinyatakan pada borang yang lengkap W-9 diperlukan untuk pemprosesan gaji dan pelaporan pembayaran kepada Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri. Sebagai amalan terbaik, minta W-9 yang lengkap pada hari kerja pertama pekerja anda dan hantar permintaan W-9 kepada mana-mana kontraktor baru. Sekiranya kontraktor tidak mematuhi, hantar surat rasmi dengan permintaan yang menyenangkan tetapi tegas untuk borang yang lengkap.
Borang W-9
Satu Borang W-9 adalah dokumen IRS yang merujuk nama, alamat, klasifikasi cukai persekutuan, dan nombor Jaminan Sosial atau nombor pengenalan majikan. IRS tidak memberi mandat bahawa perniagaan menyimpan W-9 pada fail. Walau bagaimanapun, perniagaan dikehendaki mengumpul dan melaporkan maklumat peribadi yang disenaraikan dalam bentuk untuk semua pekerja dan bagi kontraktor yang mereka bayar lebih dari $ 600 setiap tahun. Mengumpul W-9 adalah cara yang mudah untuk melakukannya. Kerana ini, syarikat harus mempunyai W-9 pada fail untuk setiap pekerja dan kontraktor.
Meminta W-9
Untuk memastikan anda mengutip W-9 dari semua pekerja, masukkan borang W-9 dalam dokumen wajib hari pertama bagi pekerja baru. Memerlukan pekerja baru untuk menyelesaikan semua kerja kertas di laman web dan mengembalikannya kepada wakil sumber manusia pada penghujung hari pertama.
Apabila anda memperoleh kontraktor atau vendor baru, sertakan Borang W-9 dengan kontrak awal. Dalam surat permintaan W-9, minta penjual anda melengkapkan dan mengembalikan borang tersebut secepat mungkin. Pertimbangkan untuk melaksanakan dasar untuk hanya membayar penjual dengan W-9 yang sah pada fail, dan ambil perhatian dasar ini dalam surat permintaan.
Mengikuti
Sekiranya anda menghadapi masalah mendapatkan W-9 yang lengkap daripada mana-mana pekerja atau kontraktor, dengan bijak tetapi berkomunikasi dengan tegas bahawa W-9 diperlukan sebelum bayaran boleh dibuat. Jelaskan kepada pekerja bahawa maklumat mengenai borang itu diperlukan untuk memproses gaji dan mengeluarkan mereka gaji. Sekiranya vendor tidak memulangkan W-9 dalam satu atau dua minggu, hantar surat permintaan kedua untuk susulan. Jika anda mempunyai dasar yang didokumenkan, ingatkan vendor bahawa anda tidak boleh membayarnya tanpa borang pada fail. IRS memerlukan anda membuat permintaan rasmi untuk W-9, jadi simpan satu salinan surat ini pada fail.
Tiada W-9
Jika anda tidak mempunyai W-9 untuk vendor pada akhir tahun, anda masih perlu melaporkan pembayaran kepada IRS. Selesaikan dan hantar Borang 1099-MISC untuk kontraktor dan biarkan nombor keselamatan sosial kosong. IRS akan bertindak balas dengan notis bahawa nombor itu hilang, yang anda harus meneruskan kepada kontraktor bersama dengan notis sandaran sandaran dan satu lagi salinan W-9. Anda diwajibkan untuk menahan cukai dari bayaran masa depan kepada kontraktor ini - pada masa ini, kadar pegangan adalah 28 peratus - dan kontraktor akan dikenakan bayaran $ 50 dari IRS.
