Sistem maklumat perakaunan (AIS) telah merevolusikan cara perniagaan dilakukan pada perspektif global. Apabila maklumat kewangan dimasukkan ke dalam AIS, laporan kewangan dan penyata boleh dihasilkan di pelbagai peringkat perniagaan untuk memastikan keuntungan.
Untuk perisian AIS untuk membentangkan laporan dan penyata kewangan yang tepat, maklumat perakaunan mesti dimasukkan ke dalam AIS dengan betul dan cekap.
Fakta
Sistem maklumat perakaunan (AIS) hanya sebanding dengan maklumat yang dimasukkan ke dalam sistem. Walaupun perisian AIS berkomputer telah banyak mengurangkan waktu kerja yang diperlukan untuk merakam dan menabulasikan maklumat perakaunan, perisian tersebut masih perlu diteliti dan dikendalikan setiap hari untuk merakam transaksi kewangan.
Semua urus niaga kewangan mempunyai tiga syarat utama untuk memastikan perakaunan operasi perniagaan yang betul: ketepatan masa, ketepatan, dan kesahan. Sekiranya transaksi kewangan gagal memenuhi garis panduan ini, maklumat yang dimasukkan ke dalam perisian AIS akan menyebabkan penyata kewangan yang tidak betul dan kegagalan AIS.
Masa yang tepat
Segala transaksi kewangan harus tepat pada masanya; pendapatan dan perbelanjaan yang berkaitan berlaku dalam tempoh yang sama, invois dicatat pada bulan yang diterima, dan penyertaan bulanan bulanan dibuat sebelum penutupan tempoh perakaunan dalam AIS.
Membenarkan maklumat kewangan dimasukkan ke dalam AIS dalam tempoh perakaunan yang berbeza atau bulan kalendar akan memesongkan laporan kewangan yang dihasilkan oleh AIS. Ia juga akan mewujudkan penyata kewangan yang tidak mencerminkan dengan tepat hasil dan perbelanjaan yang berlaku semasa tempoh perakaunan.
Ketepatan
Apabila transaksi kewangan diterima tepat pada masanya, mereka mesti diperiksa untuk ketepatannya. Laporan kos kerja, pengeluaran tunai, dan penerimaan tunai semua perlu dikaji semula untuk memastikan jumlah yang disenaraikan di kertas kerja adalah tepat. Mengkaji urus niaga kewangan boleh membawa kepada kajian fungsi perakaunan lain jika kesilapan yang konsisten dibuat.
Jika maklumat tidak tepat dimasukkan ke dalam AIS, penyesuaian akaun perlu dilakukan untuk mencari kesilapan dengan transaksi kewangan.
Kesahan
Mengukur urus niaga kewangan untuk kesahihan merupakan langkah penting ketika merakam maklumat dalam AIS. Keperluan keabsahan berpuas hati apabila transaksi ditentukan untuk menjadi tepat, boleh dipercayai, dan relevan dengan operasi perniagaan. Pemeriksaan dari firma perakaunan luar biasanya menumpukan kepada kesahihan maklumat kewangan yang dimasukkan ke dalam AIS; rakaman maklumat tidak sah adalah ralat kritis dan akan disenaraikan sebagai kekurangan perakaunan pada laporan audit.
Aliran Kerja Perakaunan
Maklumat kewangan mesti mengikuti langkah-langkah yang sepatutnya untuk memenuhi keperluan ketepatan masa, ketepatan, dan kesahan. Setiap pejabat perakaunan harus mempunyai aliran kerja untuk memastikan semua transaksi kewangan dapat dimasukkan ke AIS dan laporan keuangan yang dijalankan sebelum berakhirnya masa perakaunan. Aliran kerja yang cekap juga akan mempunyai setiap dokumen yang dikendalikan hanya sekali dalam setiap proses, menghapuskan kerja yang meningkat dengan cara mengendalikan transaksi kewangan yang terlalu banyak.
Penipuan Willful
Walaupun transaksi kewangan mungkin memenuhi keperluan perakaunan ketepatan masa, ketepatan, dan kesahan, sesetengah perniagaan terlibat dalam penipuan sengaja untuk menggalakkan kesihatan kewangan syarikat mereka. Perisian AIS dimaksudkan sebagai rekod berkomputer yang sukar untuk dimanipulasi, tetapi masih boleh dilakukan. Menggunakan akaun khas yang menyembunyikan transaksi, mewujudkan entiti berasingan untuk menyembunyikan hutang, dan menggunakan bekas juruaudit untuk merekabentuk syarikat AIS adalah semua cara untuk membuat maklumat penipuan dengan AIS.
