Dokumentasi adalah penting untuk pelaksanaan sistem mana-mana, dan sistem perakaunan tidak terkecuali. Dokumentasi biasanya dilakukan di atas kertas atau dalam talian dengan penjelasan mengapa keputusan tertentu dibuat atas orang lain. Dokumentasi biasanya standard dalam firma dan dilakukan dengan cara yang sama setiap kali sistem baru dilaksanakan, menjadikannya mudah untuk membaca dan menyelidik sebarang isu.
Penyelesaian masalah
Kepentingan dokumentasi sistem perakaunan jelas kelihatan apabila ada masalah dan orang perlu mengetahui bagaimana untuk memperbaikinya. Contohnya: Sistem pembayaran akaun akan menambah cukai pelik kepada vendor tertentu. Cara paling mudah untuk mengetahui punca isu ini ialah mengkaji semula dokumentasi untuk melihat bagaimana sistem telah ditubuhkan dan mengapa. Ini penting apabila sistem pertama kali digunakan dan orang ramai mencari isu yang tidak dijangka. Mungkin laporan meminta maklumat yang tidak wujud. Melihat dokumentasi akan membantu menyelesaikan masalah dengan menunjukkan maklumat ini di dalam sistem.
Keputusan
Dokumentasi sistem perakaunan harus mengemukakan keputusan sebagai sistem dilaksanakan. Banyak sistem yang membolehkan banyak fleksibiliti dan, bersama dengan fleksibiliti, membuat keputusan. Sebagai contoh, dokumentasi akan menunjukkan siapa yang memutuskan bilangan digit akaun yang sepatutnya, dan sebab mengapa keputusan itu dibuat. Ini penting apabila syarikat mengalami perubahan besar dan pengurusan baru mahu memahami keputusan yang dibuat oleh orang ramai tidak lagi. Mungkin keputusan itu bijak; mungkin tidak. Tetapi sekurang-kurangnya ada beberapa dokumentasi keputusan yang dibuat untuk firma itu.
Perubahan
Apabila sistem perlu dikemas kini dengan versi baru atau modul baru, dokumentasi yang betul dapat membantu dalam membuat proses ini berjalan lebih cepat. Ini adalah penting jika program perakaunan direka khusus untuk sebuah syarikat. Sebarang butiran teknikal sangat penting apabila mempertimbangkan keserasian dengan perisian lain dan sebarang perubahan yang diperlukan untuk program ini. Sebagai contoh, anda mungkin memerlukan modul aset tetap dan anda mahukan modul itu untuk memindahkan maklumat kepada buku besar umum. Dokumentasi itu harus memberi petunjuk kepada anda sama ada anda boleh melakukannya, dan jika ya, apa yang perlu dilakukan. Biasanya, teknologi maklumat (IT) menggunakan dokumentasi untuk maklumat teknikal.
Format
Dokumentasi yang baik untuk sistem perakaunan biasanya merupakan kombinasi daripada carta aliran dan teks. Banyak kali, rajah data menunjukkan bagaimana sistem dibangunkan dan dilaksanakan lebih baik daripada teks. Ini boleh menjadi agak rumit untuk difahami, jadi pastikan dokumentasi anda mempunyai legenda supaya anda boleh mengikuti konsep-konsep tersebut.
Format lain untuk dokumentasi adalah dalam bentuk soal selidik, di mana soalan-soalan khusus diminta dan jawapan didokumenkan. Berdasarkan jawapan, laporan dan isu sistem perakaunan lain diselesaikan. Banyak dokumentasi mempunyai kedua-dua carta aliran dan soal selidik.
Pertimbangan
Banyak syarikat mendokumenkan bagaimana dan mengapa sistem perakaunan tertentu dipilih dan bukannya orang lain. Yang boleh memberi pengguna idea yang benar-benar baik tentang pemikiran itu, walaupun tidak ada pembuat keputusan yang ada untuk soalan. Memandangkan pelaksanaan sistem boleh mahal, minit mesyuarat biasanya tersedia untuk mendokumenkan proses keputusan. Mungkin latihan percuma ditawarkan oleh satu vendor yang lebih menarik daripada yang lain. Jadi, sebelum pelaksanaan sistem dijalankan, dokumentasi juga perlu disediakan.
