Satu agenda mesyuarat yang teratur dan maju memastikan semua subjek penting dapat dibincangkan pada mesyuarat tertentu. Struktur garis besar membantu membimbing arah mesyuarat supaya anda tidak melompat dari satu topik ke topik yang lain, yang membolehkan perniagaan dijalankan dengan lebih berkesan. Mulakan agenda anda dengan baik di depan mesyuarat supaya anda boleh membuat beberapa draf dan menghantarnya kepada peserta sebelum mesyuarat untuk memberitahu mereka apa yang diharapkan.
Tuliskan semua topik yang perlu anda tutupi pada mesyuarat tersebut. Mulakan secara meluas sebaik mungkin. Sebagai contoh, tulis "Penjadualan," yang mungkin mengandungi beberapa subtopik. Gunakan sebarang nota daripada mesyuarat terdahulu, e-mel dan maklumat yang anda perlu pastikan anda mempunyai semua topik yang perlu ditulis.
Berkomunikasi dengan perancang atau peserta mesyuarat lain, dan tanyakan jika mereka mempunyai topik yang memerlukan perhatian. Beri mereka tarikh akhir untuk topik dan item yang dicadangkan supaya anda mempunyai masa untuk melakukan penyelidikan atau surat lanjutan susulan, jika perlu, masukkannya ke dalam garis besar.
Atur topik anda. Cari topik yang boleh diletakkan di bawah topik yang lebih besar. Jika tidak, pergi ke setiap topik umum, dan masukkan ke dalam item agenda tertentu. Sebagai contoh, agenda mesyuarat pengeluaran mungkin mengandungi "konflik latihan" dan "tarikh untuk diingat" di bawah tajuk "Penjadualan".
Sediakan topik utama anda mengikut urutan kepentingan. Tentukan topik apa yang harus diajukan terlebih dahulu berdasarkan gambaran betapa pentingnya mereka, berapa banyak masa yang anda perlukan untuk membincangkannya dan pertimbangan khusus, seperti orang yang mempersembahkan bahagian mesyuarat yang perlu meninggalkan awal, contohnya.
Isikan topik utama anda dalam senarai menegak dengan font tebal, lebih besar, sekitar font 14 hingga 16 poin. Indent atau tab sekali dan peluru setiap subtopik secara langsung di bawah topik utama. Anda boleh nombor atau huruf topik dan subtopik yang anda inginkan. Termasuk mana-mana mata terperinci di bawah setiap subtopik.
Bullet dan indent item tersebut juga, sehingga mereka duduk di bawah subtopik, hanya di sebelah kanannya. Kebanyakan program perisian secara automatik indent, peluru dan nombor apabila anda menekan "Enter" dan "Tab" pada akhir utama atau subtopik.
Taipkan semua maklumat mesyuarat yang diperlukan di pusat teratas dokumen, termasuk tajuk dan tarikh mesyuarat, masa, lokasi, jemputan atau peserta yang diharap dan maklumat hubungan untuk penganjur mesyuarat, mungkin anda sendiri.
Tulis nama penyampai setiap topik di sebelah utama atau subtopik, jika berkenaan. Perhatikan berapa banyak masa yang anda beri setiap topik. Semak dengan penyampai untuk memastikan anda memberikan masa yang cukup kepadanya.
