Permintaan Cadangan (RFP) adalah dokumen di mana anda meminta kontraktor untuk membida kerja yang anda mahu lakukan. Ia menggariskan butir-butir tugas, kelayakan yang diperlukan, terma kontrak, tarikh akhir penyerahan dan arahan bagaimana untuk bertindak balas. Anda biasanya menghantar surat niat beberapa minggu sebelum cadangan tindak balas sebenar kepada RFP. Ini memberikan penerbit RFP idea tentang berapa banyak respons yang diharapkan. Walaupun anda dapat mencari RFP kualiti dan surat cita-cita template dalam talian, adalah bijak untuk meneroka contoh-contoh bagaimana anda harus bertindak balas dan apa yang perlu disertakan atau keluar.
Memahami Butiran
Sebelum menanggapi RFP, baca dengan teliti. Akhirnya, cadangan tindak balas anda harus memasukkan butiran tentang bagaimana anda akan menghasilkan hasil yang memenuhi syarat. Berhati-hati jika keperluan RFP tidak jelas menyatakan fungsi yang dikehendaki atau samar-samar dalam apa jua cara. Anda tidak mahu mencari diri anda kekurangan memenuhi keperluan pada akhir projek. Cari metrik yang menentukan bagaimana pematuhan anda akan diukur. Menilai penalti untuk ketidakpatuhan dan menimbangkan risiko. Fahami bagaimana kontrak yang dihasilkan akan didokumenkan, dipantau dan dikendalikan untuk menguatkuasakan perjanjian. Jika penerbit terbuka kepada soalan, hubungi mereka untuk menyelesaikan apa-apa yang samar-samar. Kemudian, anda boleh menghantar surat niat anda dengan keyakinan.
Contoh Asas dan Rangka Huruf Rujukan RFP
Sebaik sahaja anda membuat keputusan untuk bertindak balas, segera hantar surat RFP niat kepada syarikat yang mengeluarkan RFP yang menyatakan bahawa anda merancang untuk mengemukakan cadangan. Ini memastikan bahawa anda akan menerima apa-apa kemas kini atau perubahan kepada RFP asal. Jangan balas dengan surat tulisan tangan atau gunakan e-mel melainkan secara eksplisit diarahkan untuk berbuat demikian. Mulailah surat anda dengan menunjukkan mengapa anda berminat. Mengakui tarikh akhir. Sertakan maklumat hubungan anda. Sebagai contoh badan surat anda, ia boleh semudah:
"Kami ingin menunjukkan minat kami dalam Permintaan untuk Cadangan (RFP) yang dirujuk dan diberitahu tentang kemas kini sebelum kami menyerahkan pada tarikh yang diperlukan."
Anda tentu saja boleh memasukkan lebih banyak maklumat. Elakkan bertanya soalan menjelaskan, yang mungkin membuat maksud anda samar-samar.
Apa Tentang Masa Berunding?
Rundingan harga biasanya bermula kemudian, seperti dalam peringkat bida awal, jika anda membuat senarai pendek. Walau bagaimanapun, anda boleh memilih untuk memasukkan perenggan atau dua dalam surat niat, yang menggariskan keperluan pembiayaan projek. Tetapi sedar bahawa membantunya perkara kewangan terlalu awal dalam proses itu boleh menjejaskan peluang anda untuk menjaringkan kontrak.
Hantar dengan selamat
Anda ingin memastikan surat anda tiba; hantar melalui mel diperakui supaya anda mendapat resit dengan rekod penghantaran. (Perkhidmatan Pos Amerika Syarikat ini menawarkan perkhidmatan ini dengan bayaran yang rendah; merujuk kepada laman web mereka untuk harga semasa.) Anda juga boleh mengesan maklumat penghantaran dalam talian. Anda harus bersedia menulis cadangan sebenar anda untuk menentukan hak dan kewajiban kontrak.
