Mengekalkan dana tunai kecil adalah 90 peratus penyimpanan. Yang lain 10 peratus mengendalikan siapa yang dibenarkan mengakses dana. Tidak peduli apa jenis perniagaan yang anda masuki dan tidak kira apa yang anda gunakan dengan wang tunai kecil anda, mengikuti dua prinsip ini bersama dengan beberapa prosedur belanjawan yang mudah akan memastikan dana tunai anda seimbang.
Bukti Fail Semua Pembelian
Apabila menjalankan dana tunai kecil, perkara pertama yang perlu anda lakukan adalah mewujudkan sistem penyimpanan rekod yang cekap dan berfungsi. Anda harus mendapatkan resit dan invois bagi setiap transaksi tunggal yang mana wang tunai kecil digunakan dan membuat salinannya. Ini memastikan anda mempunyai dua fail berasingan sekiranya anda kehilangan resit. Jangan hanya menyimpan resit anda dalam folder, tetapi fail mereka secara kronologi dan pertimbangkan meletakkan resit dalam folder berasingan untuk setiap bulan.
Membentuk Penggunaan Yang Boleh Diterima untuk Tunai Kecil
Jangan gunakan wang tunai kecil tanpa pandang bulu. Anda harus mempunyai garis panduan khusus yang ditetapkan untuk apa yang anda boleh gunakan untuk wang tunai dan apa yang tidak boleh. Sebagai contoh, membeli alkohol dengan dana biasanya akan menjadi penggunaan yang tidak boleh diterima, walaupun alkohol itu adalah untuk acara sosial yang ditaja oleh perniagaan. Untuk melindungi diri anda dan orang lain dengan akses kepada wang tunai, anda harus mempunyai peraturan bertulis mengenai perbelanjaan yang boleh diterima.
Kawalan Akses
Sentiasa pastikan dana tunai kecil anda dikunci. Anda boleh menyimpannya dari apa-apa dari laci ke lemari yang selamat, tetapi elakkan dari menyimpannya di dalam peti mudah alih atau bekas simpanan lain yang boleh dialihkan atau dibawa dengan mudah. Jangan berikan kunci atau gabungan kepada lebih daripada beberapa orang. Idealnya, anda hanya perlu memberikan satu atau dua orang kunci, dan ada orang lain yang meminta pemegang kunci ini untuk apa-apa wang yang mereka perlukan.
Lakukan Audit Berkala
Untuk memastikan wang tunai anda digunakan dengan sewajarnya, lakukan pemeriksaan berkala. Audit berkesan tidak diberitahu dan tujuannya adalah secara rawak memeriksa rekod, prosedur perakaunan dan kawalan dana tunai kecil anda. Tanpa audit, dana tunai kecil mungkin terdedah kepada penyalahgunaan atau pengurusan yang lemah. Cara paling mudah melakukan audit adalah untuk mempunyai seorang pengurus yang tidak mempunyai akses kepada cek tunai dalam dana setiap beberapa minggu atau lebih.
