Apabila anda menjalankan perniagaan, ada kalanya anda harus mengatakan tidak kepada pelanggan, vendor atau syarikat bersekutu. Melakukannya secara profesional boleh membantu mengekalkan hubungan yang baik.
Penyampaian Surat Profesional
Tulis surat anda di kop surat syarikat atau pegun dan hantar surat dari orang yang paling sesuai di organisasi anda. Sekiranya terdapat nombor aduan pelanggan, nombor pesanan beli atau akaun untuk rujukan, masukkannya dalam surat-menyurat anda.
Nyatakan Kes Anda
Berpimpin dengan nota positif, seperti mengucapkan terima kasih kepada pelanggan atas permintaannya, kemudian dapatkan hak ke titik itu. Sebagai contoh, "Terima kasih atas sokongan anda dan surat baru anda mengenai status jaminan pada kamera video model XYZ anda. Selepas penyelidikan yang menyeluruh, kami mendapati kami tidak dapat menghormati jaminan pada kamera video anda seperti yang diminta."
Back Up Your Rationale
Berikan sebab tertentu mengapa anda menolak permintaan pelanggan. Sebagai contoh, nyatakan dasar syarikat, semak semula perkara utama atau sebaliknya merumuskan apa yang ada di belakang keputusan anda. Sertakan lampiran jika perlu, seperti salinan kontrak, waranti atau kertas kerja lain yang menyokong kedudukan anda. Sebagai contoh, "Seperti yang anda lihat dalam perjanjian jaminan yang dilampirkan, dasar perkhidmatan penuh ini telah berkuatkuasa selama 12 bulan pemilikan pertama. Menurut rekod kami, anda membeli kamera anda tiga tahun lalu, membuat tuntutan hari ini tidak wajar."
Tawaran Kompromi
Dalam beberapa kes, tidak ada ruang untuk berkompromi atau untuk memanjangkan cawangan zaitun, tetapi jika anda ingin menyimpan perniagaan pelanggan di jalan raya, menawarkan beberapa jenis konsesi untuk membantu melembutkan pukulan. Sebagai contoh, "Kami ingin menawarkan diskaun sebanyak 25 peratus kepada pembelian kamera video baru," atau, "Diisi, sila dapatkan kad hadiah $ 50 yang boleh ditebus untuk sebarang pembelian elektronik di kedai kami."
Jenis Penolakan Lain-lain
Semasa menjalankan perniagaan anda, anda mungkin perlu menolak terma kontrak dengan vendor, menafikan permintaan pekerja untuk masa bercuti atau sebaliknya menulis korespondensi profesional kepada rakan perniagaan lain. Ikuti garis panduan umum yang sama seperti yang dinyatakan di atas, menyesuaikan huruf dengan keadaan tertentu.
Petua
-
Penafian kontrak: "Terima kasih kerana peluang memperbaharui kontrak kami dengan ABC Removal Removal. Oleh kerana kenaikan yuran baru-baru ini, kami memilih untuk menggunakan perkhidmatan pembekal lain."
Permintaan pekerja: "Permintaan anda untuk waktu berbayar pada minggu terakhir bulan Disember dinafikan, kerana minggu ini menjadi hambar bagi semua pekerja kerana inventori akhir tahun.
Jemputan pensyarah: "Terima kasih atas jemputan untuk berkhidmat di lembaga pengarah anda. Malangnya, saya mempunyai beberapa komitmen profesional sebelum ini yang menghalang saya mengambil sebarang peranan baru pada masa ini."
Bungkuskan
Selesaikan surat Anda dengan ucapan terima kasih atas hubungan yang ada diikuti oleh undangan untuk membahas lebih lanjut tentang masalah jika perlu. Sebagai contoh, "Terima kasih kerana perniagaan anda.Sekiranya anda mempunyai soalan atau ingin membincangkan perkara ini dengan lebih lanjut, sila hubungi saya secara langsung."
