Mendokumenkan kawalan dalaman dan proses boleh mencabar. Proses kompleks dibentangkan dalam gaya mudah difahami dan itu bukan tugas mudah. Anda mesti mempunyai kemahiran komunikasi yang baik, baik secara lisan dan dalam bentuk bertulis untuk melakukan pekerjaan yang baik. Langkah-langkah untuk membuat dokumentasi yang baik melibatkan menemuramah pekerja, pemerhatian, penilaian, dan organisasi. Aspek penting dalam membuat dokumentasi adalah untuk membolehkan pengubahsuaian di kemudian hari. Proses berubah dan, akibatnya, dokumen mesti berubah juga.
Pekerja wawancara. Itulah langkah pertama dalam proses ini. Jangan membuat andaian dan tanya soalan untuk menyemak semula pemahaman anda. Minta pekerja menunjukkan apa yang mereka bicarakan. Sekiranya seseorang perlu meluluskan kertas, mintalah untuk melihat kertas itu. Sesetengah orang suka menggunakan pita perakam dan kemudian menyalin maklumat tersebut. Ini boleh menjadi idea yang baik jika seseorang bercakap dan menunjukkan proses pada masa yang sama dengan banyak butiran. "Tunjukkan dan beritahu" adalah cara untuk pergi.
Perhatikan persekitaran anda. Sekiranya proses itu melampirkan invois untuk memeriksa permintaan, sebagai contoh, perhatikan jika ini sebenarnya dilakukan. Ramai orang memberitahu anda cara yang betul untuk melakukan proses tertentu, tetapi itu tidak bermakna ia adalah cara ia dilakukan. Oleh kerana anda mendokumentasikan realiti, memerhatikan proses itu boleh menjadi sangat bernilai untuk menambah maklumat yang baik yang tidak jelas semasa temu duga. Lihat ke dalam kabinet pengisian, dan perhatikan apa yang orang ada di meja mereka.
Menilai keberkesanan proses semasa mendokumeninya. Jika anda melihat proses tidak berfungsi atau dilakukan dua kali, buat notasi itu. Inilah cara terbaik untuk menambah nilai kepada proses dokumentasi kerja anda. Apabila anda menilai proses, anda melihatnya secara objektif dan anda boleh membuat cadangan untuk penambahbaikan. Pastikan ikut protokol semasa membuat cadangan. Ingat: jika proses berubah kerana cadangan anda, anda perlu mendokumenkan proses yang lebih baik-bukan sahaja yang lama.
Dokumentasi fail dalam pengikat dan dalam talian dalam folder. Mempunyai templat untuk menyeragamkan dokumentasi membantu dalam memastikan ia mudah dibaca. Setiap pengikat atau folder harus mempunyai indeks dengan maklumat di suatu kawasan. Sebagai contoh, anda boleh mempunyai pengikat tentang Akaun Boleh Bayar di mana anda boleh memfailkan naratif dan carta aliran yang mendokumenkan proses tersebut. Anda mungkin mempunyai pengikat lain tentang Penggajian dan lain-lain mengenai Penerimaan Akaun. Memisahkan dokumentasi pada proses boleh membantu pengguna mencari maklumat. Mempunyai organisasi yang sama pada semua pengikat mengenai susunan dokumentasi, jadual kandungan di depan, dan lain-lain. Ini sangat penting apabila perubahan perlu dilakukan dan item tertentu perlu ditemui dengan cepat.
Petua
-
Gunakan Word atau program lain untuk membuat dokumentasi anda.
Pertimbangkan perisian dokumentasi khusus untuk industri anda yang boleh menjimatkan masa anda secara bertulis dan menganjurkan. Pertimbangkan untuk melakukan kedua-dua naratif dan carta aliran untuk meningkatkan kejelasan Elakkan menggunakan jargon atau inisial
Pertimbangan lain termasuk: Tulis ayat pendek dan elakkan suara pasif; jangan menghiasi atau menghukum pertimbangan. Sebagai contoh, jangan tulis mengenai penyambut tetamu yang bagus. Tulis mengenai penyambut tetamu. Jangan gunakan nama sebenar orang - selalu gunakan nama kedudukan dan simpannya konsisten sepanjang dokumentasi; mempunyai pengurus atau penyelia membaca dokumentasi anda untuk memastikan ia betul; dan perhatikan maklumat sulit dalam dokumentasi. Jangan tunjukkan contoh tandatangan cek atau tunjukkan maklumat penggajian sulit di dalamnya.
Amaran
Ketahui pengguna dokumentasi anda. Mereka mungkin termasuk bukan sahaja orang dalaman, tetapi juga juruaudit dan pemegang kepentingan yang lain. Ini sangat kelihatan. Oleh itu, pastikan kerja anda tidak mempunyai tatabahasa atau ejaan yang memalukan.
