Kawalan dalaman menyediakan satu sistem pemeriksaan dan baki yang berfungsi untuk mencegah kesilapan, kecurian dan kecurian masuk data yang disengajakan atau tidak sengaja. Sistem kawalan dalaman yang kuat mesti memastikan bahawa tiada kakitangan atau sekumpulan pekerja yang mengekalkan terlalu banyak kawalan atau pengaruh terhadap aliran tunai, data kewangan, inventori dan aset perniagaan yang lain. Mengasingkan tugas seberapa banyak yang anda boleh adalah salah satu cara terbaik untuk melindungi perniagaan anda.
Tugas-tugas yang tidak serasi berasingan
Pemisahan tugas yang lengkap memisahkan fungsi tidak serasi - tugas atau aktiviti yang memberi peluang kepada satu atau lebih pekerja untuk melakukan dan menyembunyikan kesilapan, penipuan atau kecurian. Institut Juruaudit Dalaman mengenal pasti hak asuh, kebenaran dan kelulusan, dan rakaman dan pelaporan sebagai tiga kategori utama tugas yang tidak serasi. Menurut IIA, tanggungjawab alur kerja harus menghalang mana-mana orang daripada mempunyai akses dan tanggungjawab untuk mengakaun aset kewangan dan fizikal.
Mencegah Kecurian dan Penipuan
Gaji dan pembelian adalah dua bidang yang memerlukan pengasingan tugas. Di jabatan gaji, menghalang pekerja hantu - seseorang yang direkodkan dalam sistem gaji tetapi tidak bekerja untuk anda - dengan memastikan bahawa orang yang bertanggungjawab untuk mengumpul dan memelihara maklumat peribadi dan kewangan kakitangan tidak juga memproses gaji. Menjaga terhadap pembelian tanpa kebenaran atau keistimewaan vendor dengan memisahkan tugas masuk dan kebenaran pesanan.
Kurangkan Kesilapan
Pemisahan tugas boleh membantu mengurangkan kesilapan yang tidak disengajakan yang menjejaskan garis bawah anda. Melantik pemimpin pasukan atau penyelia untuk mengkaji semula dan membandingkan urus niaga kepada dokumentasi sokongan, seperti membandingkan kad masa pekerja ke laporan gaji, adalah satu contoh biasa. Sama seperti kemasukan dan pemberian kebenaran tugas pengawal terhadap kejadian kecurian dan penipuan, memisahkan tugas ini - dan memerlukan orang yang mempunyai tanggungjawab keizinan untuk menyemak semula jumlah - juga dapat mengurangkan kesilapan entri data.
Pertimbangan Perniagaan Kecil
Perniagaan kecil dengan hanya beberapa pekerja atau pada bajet pengambilan yang ketat tidak dapat mencapai pemisahan lengkap. Dalam kes ini, kawalan pengurangan adalah penting. Walaupun kawalan pampasan adalah "detektif" daripada pencegahan, mereka masih dapat memberi jaminan yang munasabah bahawa jabatan sedang memenuhi objektif mitigasi risiko. Contohnya, mengkaji laporan harian dan mingguan, tugas berputar yang kerap, menjalankan pemeriksaan kewangan yang tidak diumumkan atau kiraan inventori fizikal yang diumumkan, dan penjadualan audit dalaman dua tahunan adalah semua kawalan detektif yang baik.
