Teknologi komputer memacu kita ke era penyimpanan elektronik. Perniagaan dari semua jenis adalah trend ke arah pejabat tanpa kertas dalam usaha untuk mengurangkan kos dan meningkatkan kecekapan. Walaupun penekanan ini semakin meningkat pada data berkomputer, kebanyakan perniagaan yang dijalankan masih bergantung pada penyimpanan dokumen salinan keras. Keputusan untuk menggunakan fail sisi atau menegak dalam persekitaran pejabat bergantung kepada pelbagai faktor.
Penyimpanan Rekod Bersejarah
Selama bertahun-tahun, keperluan penyimpanan rekod telah meningkat dengan pertumbuhan penduduk dan kelahiran perniagaan baru. Profesion seperti undang-undang dan perubatan memerlukan rekod tertulis yang lengkap dan tepat mengenai urusan klien. Pengilang dan peruncit bergantung pada fail pelanggan untuk mengarahkan jualan dan pembelian rekod. Pada masa lalu, keperluan penyimpanan dokumen telah mencipta niche industri untuk syarikat yang berusaha memenuhi pelbagai keperluan pemfailan. Penyimpanan dokumen tempat kerja telah berkembang dari kertas yang disusun di rak dan dalam lubang cubby ke sistem pemfailan yang difikirkan baik dari banyak pengeluar.
Sistem Penetapan Menegak
Kabinet menegak adalah yang lebih tua dari kabinet fail utama dalam kegunaan popular. Mereka boleh dibina daripada kayu atau logam dan boleh didapati dengan dua, empat atau lima laci. Fail dua laci dihasilkan untuk memadankan ketinggian meja piawai sebagai kesesuaian kerja. Lima fail menegak laci biasanya 60 inci tinggi dan tidak biasa digunakan di pejabat kerja kerana laci atas terlalu tinggi untuk akses mudah. Ia digunakan di kawasan simpanan besar di mana ruang berada pada premium. Fail-fail menegak dibekalkan dalam dua saiz laci asas untuk menampung surat standard dan dokumen saiz undang-undang.
Sistem Pemfailan Lateral
Fail sisi menawarkan beberapa kelebihan tersendiri ke atas fail menegak. Mereka boleh menampung kedua-dua dokumen surat dan saiz undang-undang. Fail sisi biasanya menyediakan sebanyak satu bilik yang lebih banyak daripada bilik fail daripada laci fail menegak. Kerana mereka boleh didapati di ketinggian meja, mereka melayani tujuan dua fail dan kredit. Kedua-dua laci mudah diakses semasa duduk. Di mana stesen kerja memerlukan ketersediaan dan pengulangan beberapa fail tertentu, fail sisi adalah penyelesaian pemfailan yang ideal. Kerana fungsi ini sahaja mereka adalah sistem pengajuan pilihan untuk eksekutif dan profesional.
Petua Penyerahan
Dalam memilih kabinet fail untuk perniagaan anda, beri pertimbangan dengan teliti tentang bagaimana fail akan digunakan dengan dan oleh kakitangan apa. Di dalam wakil jualan atau sokongan teknikal orang yang memerlukan akses cepat ke dokumen akan diservis dengan sistem pemfailan lateral. Adalah lebih baik untuk berunding dengan profesional pemfailan sebelum komitmen dibuat kepada pemfailan lateral atau menegak. Pembekal peralatan pejabat besar mempunyai staf yang terlatih yang tersedia untuk mengesyorkan jenis pengajuan yang paling efisien bagi perusahaan perniagaan tertentu. Mereka akan menawarkan skim perancangan dan susun atur sebagai sebahagian daripada proses jualan.
Pilihan untuk Pertimbangkan
Berunding dengan beberapa firma bekalan pejabat apabila mempertimbangkan sistem fail untuk memastikan anda mendapat yang terbaik untuk wang anda. Pertimbangkan kemungkinan tabungan dengan membeli barangan terpakai dari peniaga atau pada lelongan. Jika kewangan yang ketat, lihat pilihan memajak peralatan pemfailan yang diperlukan.
