Pengesahan invois diperlukan untuk sebarang perniagaan; ia melibatkan caj silang silang yang diterima atau dibilkan dengan amaun yang dibayar atau diterima.Kebanyakan sistem perakaunan automatik, tetapi ada kalanya diperlukan untuk mengesahkan invois secara manual. Perniagaan kecil boleh secara manual mengesahkan semua invois, yang berfungsi selagi ada sistem pemeriksaan dan baki untuk mengurangkan ketidakjujuran pekerja.
Invois masuk
Seorang pekerja perlu menyusun invois apabila mereka tiba, memisahkannya dengan vendor dan kemudian mengesahkannya secara peribadi atau meneruskannya kepada pekerja yang bertanggungjawab terhadap akaun individu. Sama ada invois adalah sah bergantung kepada beberapa faktor, maka adalah penting bahawa setiap mereka berakhir di lokasi yang betul. Seorang pekerja mesti menyemak setiap item, merekodkan bil dan hantar invois untuk pembayaran. Individu yang bertanggungjawab untuk mengesahkan invois tidak boleh mempunyai akses kepada dana untuk pembayaran.
Invois Keluar
Semua invois keluar perlu diperiksa untuk ketepatan sebelum mel. Manakala individu atau jabatan mungkin bertanggungjawab untuk memasukkan item, termasuk caj jualan dan perkhidmatan, kos buruh yang diperuntukkan dan apa-apa bahan dan bekalan yang digunakan untuk pekerjaan tertentu. Setiap invois hendaklah disemak silang dengan akaun pelanggan yang berkaitan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pengebilan yang tepat dan untuk mengurangkan perbelanjaan buruh yang disebabkan oleh pembetulan invois.
Pembayaran
Sebaik sahaja invois telah disahkan, mereka dipindahkan ke individu atau jabatan untuk pemprosesan pembayaran. Adalah sangat penting bahawa individu yang bertanggungjawab untuk mengesahkan invois tidak mempunyai akses kepada dana pembayaran. Sistem pemeriksaan dan baki ini memastikan bahawa pekerja tidak mempunyai peluang untuk membuat pemeriksaan, membayar invois yang tidak wujud atau dipalsukan, atau menjalankan amalan yang tidak jujur yang lain.
Kenyataan
Apabila kenyataan tiba atau dihantar, mereka harus disemak silang dengan setiap invois pelanggan atau vendor untuk memastikan ketepatannya. Perniagaan yang beroperasi secara manual secara ketat perlu melaksanakan sistem pemfailan yang efektif; semua invois mesti disalin jika perlu dan difailkan di bawah nama pelanggan atau vendor. Apabila penyataan tiba, individu atau jabatan yang berasingan harus mengesahkan bahawa setiap caj dan pembayaran muncul tepat pada kenyataan. Memisahkan jabatan pengesahan kenyataan dari jabatan invois dan pembayaran memastikan ketepatan yang lebih tinggi dan tidak menggalakkan tingkah laku tidak jujur.
