Bagaimana Menulis Pelan Projek Komunikasi

Apabila syarikat atau organisasi anda mempunyai maklumat penting untuk berkomunikasi dan saluran biasa anda tidak mencukupi, merancang projek komunikasi taktikal yang disesuaikan dengan kandungan dan keadaan. Pengumuman yang mendapat manfaat daripada pelan adat lazimnya adalah peristiwa penting sekali, tidak rutin, seperti pertukaran kepimpinan eksekutif, merancang pelan dan pemberhentian, perubahan dalam manfaat pekerja dan penempatan semula kemudahan syarikat. Mereka sering melibatkan khalayak luar dan dalaman. Membuat rencana projek komunikasi taktikal membantu memastikan anda mempertimbangkan soalan-soalan penting: siapa yang perlu mendengar apa, dari siapa, dengan cara apa, bila dan ke arah apa? Pelan juga mengenal pasti tugas, kebertanggungjawaban dan garis masa --- melicinkan tugas pengurusan projek.

Jelaskan dan sahkan sebelum anda merancang. Kenal pasti "pemilik" projek --- biasanya orang yang menyerahkannya --- yang akan menasihati dan meluluskan pelan anda. Dengan pemilik projek itu: - Mengesahkan inti kandungan pengumuman, keperluan waktu dan kerahsiaan yang dikehendaki. Sahkan sama ada sensitiviti atau keadaan luar biasa wujud, seperti keperluan pelaporan undang-undang atau keahlian. - Bincangkan bagaimana projek itu sesuai dengan taktik dalam strategi perhubungan awam dan komunikasi. --Memberi sumber untuk maklumat dan input yang lebih terperinci yang anda perlukan, sebagai contoh, pengurus sumber manusia syarikat anda atau ketua jawatankuasa carian eksekutif. - Mengesahkan kelulusan dan keperluan pelaporan untuk projek anda. Setuju sama ada anda akan mengurus projek itu secara tidak formal atau struktur pasukan projek. - Mengenal pasti keperluan kelulusan untuk produk kerja yang mengalir dari pelan, contohnya, semakan semula oleh perundangan, sumber manusia dan penerima kewangan atau oleh eksekutif tertentu. - Menetapkan parameter untuk sumber yang diperlukan seperti harapan anggaran dan penggunaan agensi luar.

Menerangkan tujuan dan objektif. Tujuan adalah apa yang anda ingin buat, biasanya bermula dengan "Untuk …" Objektif biasanya bermula dengan kata kerja tindakan --- mereka adalah apa yang anda mahu lakukan apabila, dinyatakan sebagai proses atau hasil yang diinginkan. Dalam cahaya itu, tujuan untuk membuat pengumuman anda pada tarikh tertentu adalah objektif. Tujuannya adalah "untuk memenuhi keperluan dan keinginan pihak berkepentingan untuk maklumat tepat pada masanya dan fakta mengenai (topik), dengan cara yang menegaskan imej dan nilai syarikat." Kaitkan maksud itu kembali untuk mengatasi masalah perhubungan awam dan komunikasi.

Pemangku kepentingan profil dan penonton. Perancangan strategik agak mungkin telah mengenal pasti sasaran komunikasi dalam pukulan yang luas. Untuk projek taktikal anda, mengasah tumpuan. Pemangku kepentingan adalah kumpulan atau individu yang akan terpengaruh oleh maklumat khusus yang anda ingin berikan dan dengan itu penonton utama. Tambahkan ke senarai khalayak lain di mana anda ingin membuat, menukar atau mengesahkan persepsi. Gunakan jadual atau hamparan dengan tajuk lajur berikut untuk merumuskan analisis anda: - Segmen Segera. Beri setiap nama dan jika nota kaki yang dibutuhkan mereka termasuk. Sub-segmen satu kumpulan jika keperluan komunikasi akan berbeza dalam kumpulan. Contoh: semua pekerja, pekerja bahagian yang terlibat, penyelia. Tanya: "Siapa yang perlu atau suka mengetahui tentang ini --- dan mengapa?" Sebagai contoh, pertimbangkan pelanggan utama, pemilik ekuiti, orang awam, rakan sekerja dalam industri anda, badan politik dan pembekal penting. Pilih sama ada saluran media berita akan disasarkan segmen atau sebaliknya akan digunakan sebagai saluran untuk mencapai segmen seperti masyarakat awam dan komuniti perniagaan. - Benar / Mesej. Walaupun kesedaran dan pemahaman bertujuan untuk semua khalayak, sesetengah mungkin mempunyai keperluan khas. Pekerja mungkin ingin tahu bagaimana mereka akan terjejas oleh penutupan pejabat, contohnya, atau anggota persatuan proses yang mana seorang pemimpin eksekutif yang ditinggalkan akan berjaya. Ahli lembaga, eksekutif, penyelia dan pengurus akaun adalah antara mereka yang tidak hanya memerlukan berita tetapi rancangan anda untuk berkomunikasi, terutamanya jika mereka memainkan peranan. Kenal pasti mesej utama untuk setiap segmen. - CommunicatorKey. Dari siapa setiap segmen ingin atau suka mendengar berita anda? Kenal pasti jurucakap itu sebagai "muka" komunikasi kepada setiap kumpulan --- yang akan disebutkan dalam siaran berita, sebagai contoh, atau mengetuai persidangan dengan pekerja. Walaupun komuniti perniagaan mungkin mendengar daripada ketua pegawai eksekutif, pekerja mungkin lebih suka dimaklumkan oleh penyelia dan pelanggan utama mereka oleh pengurus akaun mereka.

Merancang urutan dan saluran larian. Jika anda pernah terkejut dengan belajar dari akhbar perubahan besar syarikat anda merancang, anda memahami prinsip "tidak ada kejutan" dan pentingnya maklumat mengatasi untuk memastikan tiada kejutan berlaku. Pada meja kerja sementara atau spreadsheet, senaraikan segmen sasaran anda mengikut susunan yang akan dimaklumkan, bekerja kembali dari tarikh dan masa maklumat anda menjadi paling banyak diketahui (seringkali masa siaran berita umum). Walaupun beberapa pengedaran mungkin serentak, pertimbangkan sama ada beberapa segmen memerlukan notis awal mengenai komunikasi yang akan datang. Sebagai contoh, penyelia mungkin memerlukan masa untuk mempersiapkan soalan-soalan pekerja dan ahli lembaga pengarah boleh menyampaikan notis tentang artikel akhbar yang akan datang. Dalam lajur di sebelah setiap segmen, kenal pasti saluran (saluran) yang mana komunikasi akan dibuat. Saluran adalah kaedah pengedaran maklumat yang biasanya melibatkan peristiwa dan kandungan bertulis. Contoh: - Untuk pasukan eksekutif, ahli lembaga pengarah, ketua jabatan dan penyelia utama --- notis terlebih dahulu melalui e-mel. --Untuk pekerja --- pemberitahuan e-mel terlebih dahulu, mesyuarat jabatan, konferensi video, kandungan laman web. - Untuk konstituen utama --- notis awal melalui faks dan e-mel, persembahan langsung. - Untuk umum - pengedaran berita umum, persidangan berita, kandungan laman web.

Kenal pasti cagaran yang diperlukan. Collaterals adalah bahan yang digunakan dalam pelaksanaan pelan projek komunikasi anda --- dokumen dan audiovisual seperti gambar dan rakaman. Categorize them as: --Foundation collaterals, untuk digunakan dengan pelbagai segmen. Contoh: siaran berita, helaian fakta, Q & A, gambar, kandungan laman web. - Cagaran sekuriti, komunikasi yang pergi ke khalayak tertentu yang menangani keperluan dan keutamaan mereka dan dalam "suara" jurucakap pilihan mereka. Selalunya ini adalah memo dari Penyusun Utama segmen yang menyertakan salinan cagaran asas di atas, terutamanya siaran berita. "Saya ingin memaklumkan kepada anda bahawa syarikat kami mengumumkan lewat petang ini berita bahawa …" Penjaminan ini juga termasuk mata bercakap, garis besar kandungan, atau AV untuk Pengikut Utama seperti ahli pasukan eksekutif dan penyelia. - Simpanan penasihat, memo dari anda kepada orang lain yang diharapkan untuk mengambil bahagian dalam projek ini, yang merangkumi mereka tentang rencana komunikasi dan peranan mereka yang diharapkan di dalamnya. Lampirkan salinan yayasan asas dan segmen yang relevan. Di atas meja atau hamparan, kenal pasti untuk setiap cagaran yang berikut: Nama, Penghubung Utama, Dikeluarkan kepada, Draf Tarikh Matang, Kelulusan yang Dikehendaki, Tarikh Akhir Tarikh Akhir.

Sahkan sokongan yang diperlukan. Kenal pasti sokongan yang akan dilakukan oleh projek anda dan pastikan ketersediaannya. Jika tiada sokongan berdiri, gunakan jadual atau spreadsheet untuk terperinci bagaimana anda akan mendapat sokongan seperti berikut, mengenal pasti Item Sokongan, Sumber, dan Kos: - Penyusunan cagaran - Penggabungan senarai edaran dengan maklumat hubungan untuk segmen sasaran anda --Kapabiliti dan tanggungjawab untuk penghantaran massa seperti e-mel kumpulan - Pengaturan untuk mesyuarat kumpulan, persidangan berita dan acara berkaitan lain.

Butiran projek terperinci. Gunakan jadual atau hamparan untuk senarai secara berurutan dan tentukan masa untuk setiap aktiviti yang anda merancang untuk komunikasi anda. Kenal pasti siapa yang akan melakukan apa dan kapan, dan juga setiap cagaran yang akan digunakan. Pertimbangkan tajuk lajur ini: Nombor, Tarikh dan Masa, Kegiatan, Collaterals Digunakan, Orang Bertanggungjawab dan Status atau Nota. Rancang untuk memasukkan Detail Roll-Out Projek di dalam bida penasihat yang anda berikan kepada orang lain yang mempunyai bahagian di dalamnya, seperti ahli pasukan eksekutif, penyelia dan kakitangan sokongan.

Rancangan susulan projek. Gunakan jadual atau hamparan untuk butiran tindak lanjut seperti: - Pertanyaan pengumuman utama dari pihak berkepentingan seperti pekerja dan media berita - Penilaian projek, kemungkinan besar termasuk kejayaan pelaksanaan projek dan penilaian subjektif respon penonton

Buat anggaran. Kenal pasti kos yang dijangka selaras dengan dasar kewangan organisasi anda. Anda mungkin hanya perlu mengenal pasti mereka yang belum termasuk dalam belanjawan sedia ada untuk sokongan komunikasi umum.

Dapatkan pelan projek anda diluluskan. Sediakan kerja anda kepada pemilik projek untuk kelulusan sebelum anda memulakan pelaksanaan dan minta cadangan penambahbaikan. Nyatakan dokumen cadangan anda dengan ringkasan eksekutif pendek. Ikuti garis panduan ini dan masukkan jadual / spreadsheet anda sebagai pengganti naratif terperinci: - Ringkasan Keseluruhan - Tujuan dan Objektif Projek - Penerima dan Penonton (jadual atau hamparan) - Detail Roll-Out Komuter (jadual atau spreadsheet) --Collaterals (jadual atau hamparan) - Rancangan Selepas-Up - Sokongan Diperlukan --Budget

Petua

Jika kerahsiaan membenarkan, berunding dengan pihak berkepentingan dan ahli penonton atau mereka yang bekerja dengan mereka untuk lebih memahami keperluan dan kepentingan maklumat mereka. Selain saluran komunikasi biasa anda, merancang acara khas untuk berita yang tidak rutin untuk menandakan "keistimewaannya".