Sama ada anda organisasi bukan untung baru yang ingin mengubah dunia atau sekumpulan kecil yang cuba mengumpul dana untuk seragam band sekolah, menerima dan memproses derma wang tunai boleh menjadi rumit. Penasihat dana yang berniat baik tidak perlu berbuat banyak untuk mendapatkan air panas yang serius dengan IRS, jadi gunakan petua dalam panduan ini untuk menjimatkan masa dan usaha dengan mewujudkan amalan kewangan yang ketat. Ketahui cara memproses derma tunai, buka akaun semak dan gunakan Internet untuk mengendalikan hadiah wang tunai supaya kumpulan anda dapat membantu perniagaan membantu orang lain daripada berulang kali menjelaskan bagaimana usaha kumpulan itu ditaja jamin.
Buka akaun bank atas nama organisasi atau sebab anda. Ini biasanya memerlukan dokumentasi, jadi membawa piagam, undang-undang kecil, artikel penubuhan dan lain-lain jenis karya tulis yang boleh digunakan sebagai bukti misi dan prinsip organisasi anda.
Mandat dua penandatangan untuk semua transaksi tunai dengan akaun bank anda. Ini "double signature required" tidak lagi dikenakan untuk dilaksanakan tetapi ia berjalan jauh untuk meyakinkan para penderma dan ahli-ahlinya bahawa organisasi anda berada di atas dan ke atas.
Draf bentuk "sumbangan wang tunai" standard dan menghendaki setiap pemberi hadiah untuk mengisi satu setiap kali sumbangan dibuat. Borang ini hendaklah memasukkan nama penderma, alamat dan maklumat hubungan lain, tempat untuk jumlah tunai, tarikh dan ia juga harus menyatakan apa-apa syarat di mana sumbangan --- semua atau sebahagian --- dibenarkan sebagai pembatalan cukai. Tambah garis bagi tandatangan orang yang menerima sumbangan itu.
Kelayakan setiap hadiah tunai untuk memastikan ia sesuai di dalam misi organisasi anda. Pastikan ia tidak mempunyai "rentetan" yang dilampirkan dan tidak ada konflik kepentingan atau quid pro quo tersirat dalam sumbangan sebelum kumpulan anda menerimanya.
Setuju dengan kaedah standard untuk memproses derma sumbangan sumbangan. Gunakan apa yang dipanggil sistem pengiraan berganda yang memerlukan sekurang-kurangnya dua ahli kumpulan untuk menyaksikan setiap transaksi kotak sumbangan. Kawalan fizikal kotak-kotak ini mesti dipantau secara ketat. Simpan rekod terperinci tentang masa, tarikh dan orang mengira, memindahkan, mendeposit atau mengalihkan dana kotak sumbangan.
Tetapkan had pelaporan untuk derma tunai untuk mencipta cek dan baki perundangan. Sesetengah kumpulan memerlukan konsensus sebelum jumlah tertentu dapat diterima (mis., $ 1,000) untuk membuat kepentingan khusus tertentu dipantau oleh pihak kumpulan.
Pertimbangkan untuk menggunakan perkhidmatan pihak ketiga seperti Pay Pal untuk memproses hadiah tunai. Tiada laman web yang diperlukan (walaupun banyak kelab mendapati mudah untuk dihubungkan dengan Pay Pal melalui pautan laman utama) dan penyokong boleh membuat sumbangan selamat dari bank atau kad kredit mereka. Jejak kertas adalah menyeluruh dan mudah digunakan. Pay Pal juga boleh membuat langganan bulanan automatik untuk pemberian yang kerap.
Sediakan hamparan Excel (atau program perisian pangkalan data lain) untuk menjejaki semua resit tunai. Cabut derma kotak tunai, cek, urus niaga kad kredit, pendapatan Pay Pal dan penerimaan pendapatan tambahan untuk menyimpan tab di mana wang tunai kumpulan itu datang untuk usaha pemasaran masa depan.
Bekerjasama dengan seorang jurubank atau akauntan jika keanggotaan anda tidak termasuk ahli pasukan yang selesa dengan kewangan. Sentiasa hantar surat terima kasih kepada pemberi hadiah sejurus selepas derma tunai mereka diterima. Sentuhan tambahan ini, apabila dihantar tepat pada waktunya, mengingatkan penderma sumbangan mereka, bercakap banyak tentang rasa terima kumpulan dan menetapkan peringkat untuk rayuan kempen masa depan.
