Menulis surat penolakan tawaran adalah sebahagian biasa, tetapi tidak disukai menjalankan perniagaan. Surat penolakan bidaan ditulis oleh syarikat untuk memberitahu syarikat lain bahawa tawaran yang diletakkan oleh syarikat itu tidak diterima. Apabila menulis surat jenis ini, ingat bahawa mesej anda harus sopan dan langsung. Ia harus menjelaskan sebab-sebab mengapa tawaran ditolak dan juga harus menyampaikan bahawa tawaran masa depan dari syarikat ini dengan senang hati akan dipertimbangkan.
Sediakan tajuk surat tersebut. Termasuk tarikh, nama syarikat, nama dan alamat orang hubungan syarikat yang tawarannya ditolak.
Alamat surat itu dengan sewajarnya dan dengan hormat. Surat tersebut hendaklah dialamatkan menggunakan perkataan "Dear" dan nama kenalan harus disenaraikan seterusnya.
Mulailah surat tersebut dengan berterima kasih kepada syarikat untuk tawaran itu. Surat penolakan bidaan hendaklah sopan dan harus secara khusus mengucapkan terima kasih kepada syarikat itu kerana menawarkan tawaran tersebut. Ia juga boleh merangkumi tarikh dan pekerjaan yang telah ditawarkan oleh tawaran tersebut.Sekiranya berkenaan, sertakan ayat yang menyatakan bahawa anda terkesan dengan butiran tertentu tentang tawaran dan menyenaraikan apa itu.
Tolak tawaran syarikat. Suka menyatakan bahawa tawaran yang diletakkan oleh syarikat ini belum diterima dan tawaran dari syarikat lain.
Alasan tawaran penolakan itu. Selepas menyatakan bahawa tawaran ditolak, berikan alasan atau dua atau lebih kepada syarikat tentang butiran mengapa keputusan ini dibuat. Ini mungkin disebabkan oleh harga atau barangan berkualiti rendah, atau kerana syarikat tertentu ini tidak mapan. Ini menawarkan peluang untuk syarikat pembida mengetahui masalahnya dan mempunyai peluang untuk membetulkannya dalam keputusan perniagaan masa depan.
Galakkan syarikat itu untuk menawar semula pada masa akan datang. Tutup surat dengan membuka pintu untuk peluang masa depan. Ini membolehkan syarikat bidaan mengetahui bahawa tawaran masa depan dialu-alukan dan selalu ada kemungkinan tawaran masa depan akan dipertimbangkan dan mungkin diterima.
Tandakan surat tersebut. Gunakan perkataan "Sincerely" apabila menutup surat dan tandatangan nama anda. Lampirkan kad perniagaan dengan surat itu, seterusnya menggalakkan syarikat pembida untuk terus membida projek-projek masa depan.
