Hari ini, banyak perniagaan dan agensi kerajaan telah menggantikan akaun perbelanjaan dengan pelan pembayaran balik. Pelan pembayaran balik ini menghalang pekerja daripada menggunakan akaun perbelanjaan korporat atau negeri atas alasan lain daripada perbelanjaan yang diluluskan. Walau bagaimanapun, anda mungkin merasa sukar untuk mengesan item pada resit; pada masa perbelanjaan peribadi bercampur dengan perbelanjaan perniagaan dan anda bertanggungjawab untuk melaporkan masalah itu dan hanya menerima bayaran yang anda terima untuk perniagaan rasmi. Apabila ini berlaku, anda akan diminta untuk menulis surat untuk menerangkan resit dan menjelaskan perbelanjaan yang perlu dibayar balik.
Mulakan huruf dengan menaip tarikh. Langkau garis dan ketik nama dan tajuk orang kenalan, nama syarikat, dan alamat syarikat pada baris berasingan. Langkau ruang baris lain dan ketik "Dear Ms./Mr. (Nama belakang)" yang diikuti oleh kolon.
Kenal pasti diri anda dan jelaskan tujuan untuk surat anda dengan segera. Contohnya, "Nama saya ialah Jill Harrison dari Jabatan Perakaunan, dan saya menulis untuk menerangkan resit saya dari perjalanan yang berkaitan dengan perniagaan saya baru-baru ini ke Akron untuk menjelaskan perkara-perkara yang perlu saya bayar dan perbelanjaan peribadi saya yang tidak memerlukan pembayaran balik."
Perincian perbelanjaan yang harus dibayar balik dalam senarai bernombor, dan rujuk kepada resit yang sesuai dan tarikh penerimaan untuk membantu orang yang memproses pembayaran balik. Sekiranya organisasi anda berfungsi secara per a, di mana anda hanya diberi jumlah dollar khusus untuk makanan, penginapan atau barang lain sehari, memecahkan perbelanjaan setiap hari supaya pemproses dapat melihat jika anda tinggal di bawah jumlah diem.
Senaraikan perbelanjaan yang muncul pada resit yang merupakan perbelanjaan peribadi anda. Anda tidak perlu menjelaskan apa ini, hanya menyatakan bahawa ia adalah caj peribadi anda. Beri sejumlah perbelanjaan ini juga. Perniagaan atau organisasi anda juga mungkin meminta anda membuang caj cukai yang berkaitan yang berkaitan dengan item peribadi ini dari jumlah pembayaran balik.
Sediakan jumlah pada akhir apa yang perlu anda bayar balik, bersama-sama dengan jumlah yang anda enggan membayar ganti rugi. Kedua-dua nombor ini perlu menambah jumlah jumlah dolar pada resit tersebut. Beri jumlah dolar yang anda minta pembayaran balik dan jumlah dolar yang anda enggan bayaran balik; seringkali pertubuhan menghendaki anda meletakkan kenyataan-kenyataan ini dalam bahasa yang jelas untuk sebab-sebab undang-undang.
Terima kasih kepada pemproses untuk masa dan minta maaf atas kesulitan yang perlu disusun melalui resit. Sediakan nombor telefon dan alamat e-mel anda sekiranya dia mempunyai sebarang soalan mengenai caj yang ada pada resit tersebut.
Tutup huruf dengan menaip "Hormat," dan langkai tiga ruang baris. Taipkan nama penuh dan tajuk anda. Cetak surat pada kepala surat syarikat dan tandakan nama anda di atas nama ditaip. Buat salinan kedua-dua surat dan resit dan simpannya untuk rekod anda. Kirimkan surat tersebut kepada orang yang akan memproses pembayaran balik.
