Cara Menulis Surat Penolakan

Menyampaikan berita buruk tidak mudah, terutamanya jika anda membenci orang yang mengecewakan. Walau bagaimanapun, pada satu ketika dalam kerjaya anda, anda mungkin perlu menulis surat penolakan untuk memaklumkan pemohon bahawa pekerjaannya tidak berhasil. Dengan pendekatan yang betul, anda boleh menulis surat yang menyampaikan berita buruk namun tetap sopan.

Mulailah surat yang mengucapkan terima kasih kepada pemohon untuk masanya. Surat tersebut hendaklah bermula dengan "Dear Mr. or Mrs …" dan teruskan ucapan terima kasih atas nama organisasi.

Nyatakan keengganan dengan cara yang jelas supaya tidak ada kekeliruan kepada penerima. Jangan gunakan perkataan positif untuk memulakan kalimat negatif. Sebagai contoh, "Kami sangat kagum dengan resume anda, tetapi kesal untuk memaklumkan anda bahawa anda tidak memenuhi syarat untuk kedudukan itu." Jelas dan ringkas supaya penerima tahu apa yang anda maksudkan. Jangan buat surat itu lebih lama daripada yang perlu; memecahkan berita buruk secepat mungkin, sambil tetap sopan.

Terangkan sebab keputusan tersebut. Mungkin kerja sudah pun diisi atau ada kesilapan dalam dokumen permohonan. Menyediakan alasan penafian adalah penting jika anda ingin membantu pemohon memperbaiki peluangnya untuk berjaya di masa depan atau jika anda ingin menunjukkan kesilapan yang mudah diselesaikan. Walau bagaimanapun, sesetengah syarikat atau individu menawarkan alasan retorik; ini adalah pilihan untuk mengelakkan memberitahu kebenaran. Sebagai contoh, jika orang itu terlambat untuk temu bual atau kelihatannya mempunyai kebersihan yang tidak baik, anda harus menggunakan retorik dan bukannya menjelaskan sebab sebenar.

Tutup surat itu dengan hukuman yang sopan dan nota muhibah. Sebagai contoh, "Kami menghargai masa dan usaha anda sepanjang proses temuduga." Mahukan pemohon yang terbaik pada masa akan datang dan menggalakkan percubaan yang lain. Jangan membuat jangka hayat yang panjang dan berisiko dengan risiko yang tidak benar.