Salah satu cara yang paling boleh dipercayai untuk menentukan seberapa baik perniagaan adalah dengan menggunakan laporan lawatan. Adakah operasi luaran anda lakukan sebaiknya? Adakah kemudahan prasekolah atau penjagaan anda untuk kod dan bersedia untuk pelesenan? Dengan menulis laporan lawatan komprehensif, anda boleh menentukan sama ada pelbagai objektif perniagaan dipenuhi. Lawati laporan, kadangkala dipanggil laporan perjalanan, adalah cara yang baik untuk mengetahui sama ada piawaian perniagaan anda dijalankan di tapak dengan cara anda merancang.
Format Laporan
Lawatan laporan adalah dokumen perniagaan. Bergantung kepada organisasi atau industri, laporan itu mungkin mengikuti format memorandum atau templat perniagaan. Umumnya, pilih format memo jika laporan lawatan akan pergi ke sekumpulan ahli kepimpinan dalaman. Pilih templat laporan perniagaan yang lebih formal jika laporan lawatan akan diberikan kepada sumber luaran. Gunakan format perniagaan standard yang termasuk fon jenis profesional seperti Times New Roman atau Arial. Mengekalkan margin 1 inci.
Nyatakan Objektif
Terangkan sebab lawatan tersebut. Objektifnya termasuk kekerapan lawatan, bersama dengan metrik utama atau kawasan kajian. Sebagai contoh, lawatan itu mungkin menjadi yang pertama dalam empat siri yang dilakukan dalam tempoh setahun untuk mengkaji semula pelaksanaan dasar baru atau metrik pengeluaran. Jelaskan dengan jelas apa yang anda cari dalam lawatan itu, termasuk lawatan sebelumnya, cadangan atau rancangan tindakan.
Contoh:
Laporan ini adalah untuk menentukan sama ada Sekolah Plainview telah memenuhi semua syarat pelesenan untuk penjagaan anak selepas sekolah.
Bincangkan Maklum Balas dan Wawasan Utama
Perhatikan identiti individu utama yang ditemuramah semasa lawatan tersebut. Lawatan mungkin termasuk pertemuan dengan kakitangan kepimpinan utama di lokasi, seperti pengurus atau pengarah operasi. Ia juga amalan biasa untuk bertemu dengan kakitangan peringkat rendah yang lebih akrab dengan proses operasi.
Contoh:
Individu yang ditemubual termasuk Sarah Winters, pengetua sekolah, jururawat sekolah Emily Thorn, Rick Marden, guru asas dan Carol Hathaway, ahli pemakanan dan ahli diet.
Bincangkan maklum balas utama yang disediakan oleh kepimpinan dan kakitangan. Ia tidak penting untuk mengutip orang yang ditemubual tetapi sebaliknya mencari pandangan utama dan kebimbangan umum. Sertakan mana-mana kaji selidik yang telah digunakan atau siri soalan tertentu yang diminta semasa lawatan tersebut.
Senaraikan Wawasan Utama dan Pemerhatian
Pemerhatian didasarkan pada apa yang secara peribadi dilihat dan tidak disampaikan berdasarkan wawancara. Sebagai contoh, pengunjung mungkin melihat secara visual bahawa operasi itu kelihatannya mempunyai terlalu ramai pekerja yang tidak sibuk. Apa-apa dari kebersihan kepada organisasi umum adalah tertakluk kepada pemerhatian. Sertakan wawasan ini dalam laporan lawatan.
Contoh:
Semasa lawatan pertengahan hari, hidangan makan tengah hari termasuk sayur-sayuran dan pilihan buah-buahan, tetapi tidak ada alternatif yang ditawarkan untuk mereka yang mempunyai keperluan diet khas.
Kesimpulan Kesimpulan
Tentukan sama ada organisasi memenuhi objektif berdasarkan maklum balas dan pemerhatian yang diberikan. Gunakan butiran dan maklumat kuantiti yang mungkin untuk menyokong kesimpulan. Sebagai contoh, jika objektif lawatan ke kilang baru adalah untuk menentukan sama ada 60 peratus kakitangan pada suku pertama, berikan nombor sumber manusia sebenar dengan perolehan, usaha merekrut sedia ada dan jabatan di mana kekurangan ada.
Menyediakan Pelan Tindakan Masa Depan
Nyatakan bila lawatan masa depan dijadualkan jika ada, dan sama ada ini ditentukan atau keputusan lawatan baru-baru ini. Sebagai contoh, ini mungkin lawatan tahunan ketiga pada jadual suku tahunan. Memberi cadangan untuk penambahbaikan. Jika rancangan tindakan tertentu ditakrifkan, nyatakan secara terperinci. Ini memberikan metrik kejayaan untuk lawatan seterusnya.
