Adakah anda perlu membuat laporan tahunan untuk organisasi anda? Tidak pasti bagaimana untuk meneruskannya? Nasib baik, anda boleh memecahkan proses untuk membuat laporan tahunan ke langkah-langkah kecil, mudah diikuti. Paling penting, menguruskan laporan tahunan akan membawa anda ke kenalan dengan pembuat keputusan utama organisasi anda. Anda boleh berkhidmat dalam peranan penting dan berprofil tinggi yang meningkatkan kerjaya anda dan membuktikan nilai anda kepada organisasi. Ikuti panduan ini untuk membantu membuat laporan tahunan.
Mulakan dengan nombor. Hampir semua laporan tahunan berpusat di sekitar data kewangan, walaupun dalam organisasi bukan untung. Bertemu dengan penasihat kewangan dan / atau akauntan organisasi anda untuk mengkaji semula prestasi kewangan tahun lalu, dan menentukan maklumat yang perlu disertakan dalam laporan tahun ini. Status kewangan organisasi anda akan membantu membimbing pilihan tema dan penampilan anda untuk laporan tahunan.
Perhatikan bahawa kandungan sebenar laporan kewangan akan berbeza-beza berdasarkan saiz organisasi, model perniagaan dan status untung / bukan keuntungan. Semak dengan penasihat kewangan dan undang-undang untuk mengesahkan mana-mana elemen berikut yang termasuk: Penyata Pendapatan --- pernyataan asas kestabilan kewangan organisasi. Ia memperincikan sumber-sumber wang, perbelanjaan, dan pendapatan bersih atau kerugian untuk tahun ini. Lembaran Imbangan --- memberikan pandangan menyeluruh tentang status kewangan organisasi. Ia menyenaraikan kedua-dua aset dan liabiliti (amaun yang terhutang) daripada organisasi. Dalam organisasi untung, lembaran imbangan akan termasuk penyata ekuiti pemegang saham. Ini pada asasnya meletakkan nombor pada nilai pemegang saham dengan menolak liabiliti daripada aset. Penyata Aliran Tunai --- laporan mengenai bagaimana tunai bergerak melalui organisasi dan berapa banyak wang tunai yang ada di tangan. Risiko --- ringkasan risiko perniagaan organisasi menghadapi atau mungkin perlu dihadapi pada masa akan datang. Nota --- termasuk penjelasan tentang amalan perakaunan organisasi, menerangkan sebarang pengecualian kepada amalan perakaunan umum dan menerangkan bagaimana maklumat kewangan dikumpulkan. Syarikat awam yang didagangkan mesti memasukkan laporan daripada pimpinan kanan yang mengesahkan bahawa kawalan perakaunan dalaman memenuhi keperluan Akta Sarbanes-Oxley.
Buat anggaran. Gunakan kos dari laporan tahun sebelumnya, jika tersedia, sebagai titik permulaan. Seterusnya, pertimbangkan keperluan semasa anda. Tanya, adakah anda memerlukan fotografi profesional? Menulis bantuan? Adakah anda mahu mencetak dan menghantar laporan dan / atau menyiarkannya ke laman web? Apakah bantuan teknikal yang anda perlukan? Berapakah kos percetakan dan kos penghantaran?
Pilih nada dan tema untuk kandungan dan reka bentuk laporan tahunan. Adakah organisasi berjaya? Kemudian merancang untuk nada yang lebih baik dan reka bentuk yang berwarna-warni. Sekiranya organisasi menghadapi cabaran atau mengalami ribut, nada rendah dan reka bentuk hitam-putih lebih masuk akal.
Rancang kandungan anda. Semak semula aktiviti tahun ini. Baca melalui buletin terkini, siaran akhbar dan liputan berita. Apakah pencapaian dan pencapaian utama? Siapa yang berprestasi tinggi dan pembuat perbezaan? Gunakan jawapan anda untuk merangka pelan kandungan untuk laporan tahunan.
Mula di bahagian atas. Mulakan laporan tahunan dengan surat atau lajur dari pemimpin organisasi (pengerusi lembaga, presiden atau pengarah eksekutif). Mesej eksekutif harus memberikan gambaran mengenai aktiviti dan pencapaian tahun ini. Ia juga harus meringkaskan prestasi kewangan dari segi pembaca umum yang dapat difahami.
Beri kredit. Termasuk pengiktirafan untuk kepimpinan dan ahli kakitangan utama dalam organisasi untung, atau penderma dan sukarelawan di organisasi bukan keuntungan.
Semak rancangan anda dengan kepimpinan. Pastikan untuk mendapatkan belanjawan, nada dan penampilan. Khususnya, pastikan penyampaian maklumat kewangan bertemu dengan kelulusan eksekutif. Ingatlah bahawa kepimpinan mungkin ingin menandatangani kandungan dan reka bentuk akhir sebelum penerbitan dan pengedaran.
Buat laporan. Jika organisasi anda tidak mempunyai penulis, jurugambar dan pereka, anda mungkin perlu melakukan kerja sendiri atau mencari sukarelawan. Firma komunikasi pemasaran dan freelancer profesional juga merupakan sumber bantuan. Sekiranya anda merancang untuk mencetak dan menghantar laporan, dapatkan petikan dari beberapa pencetak dan rumah mel. Ini mungkin dapat membantu dengan reka bentuk laporan tahunan juga.
