Di persekitaran pejabat adalah penting untuk sentiasa mengekalkan sikap profesional. Pada masa yang tepat adalah penting dan setiap percubaan perlu dibuat tepat pada waktunya. Kecuali anda menjangkakan panggilan penting, telefon harus dimatikan atau ditetapkan pada getaran supaya tidak mengganggu pejabat. Berpakaian dalam pakaian yang sesuai untuk jenis perniagaan yang dijalankan. Sebagai contoh memakai jins di persekitaran pejabat profesional akan dianggap tidak sesuai, tetapi seluar jeans mungkin pakaian yang boleh diterima di pejabat pembinaan.
Khidmat Pelanggan
Salah satu faktor yang paling penting dalam prosedur pejabat adalah bagaimana pelanggan diperlakukan apabila mereka telefon atau melawat pejabat.
Apabila berurusan dengan pelanggan secara peribadi adalah idea yang baik untuk menyambut orang dengan senyuman dan memperhatikan keperluan mereka. Sekiranya pelanggan datang dengan keluhan mendengarkan dengan teliti tetapi tidak menjadi defensif, konfrontatif atau kecewa, ia hanya akan meningkatkan keadaan. Tunjukkan kebimbangan sebenar walaupun ekspres wajah atau bahasa tubuh, apabila pelanggan mengeluh. Sekiranya pelanggan meneriakkan, biarkan mereka membanting - jangan cuba menghentikan mereka atau bercakap dengan mereka. Sebaik sahaja mereka menyuarakan aduan mereka, jawab dengan tenang dengan memberitahu mereka apa yang anda merancang untuk membantu mereka atau kepada siapa anda akan merujuknya dan bagaimana orang itu dapat membantu dalam menyelesaikan masalah itu.
Etiket Telefon
Kerana orang di hujung talian tidak dapat melihat anda, telefon harus dijawab dengan cara yang bersemangat. Orang di sisi lain sepatutnya dapat mendengar "senyuman" dalam suara anda. Sentiasa jawab panggilan masuk dengan nama syarikat yang menjaga untuk mengucapkan nama syarikat agar dapat difahami. Kadang-kadang perlu untuk menyaring panggilan sebelum menghantarnya kepada penerima. Buat setiap percubaan untuk mendapatkan nama orang itu dengan betul. Simpan notepad yang berguna untuk menulis nama pemanggil dalam kes gangguan atau penerima tidak menjawab dan panggilan dipulangkan kembali. Ini akan membolehkan anda menangani alamat pemanggil secara langsung.
Interaksi dengan Pekerja Lain
Ia bukanlah idea yang baik untuk membincangkan isu peribadi dengan pekerja lain atau terlibat dalam gosip pejabat. Politik dan agama harus dielakkan sebagai topik perbualan pejabat.
Sentiasa hormat apabila menangani pekerja lain. Peraturan yang baik adalah jika orang yang anda bincangkan adalah orang bawahan, ia adalah OK untuk mengatasinya dengan nama pertama mereka, tetapi seorang penyelia atau pengurus harus ditangani sebagai Tuan atau Cik kecuali mereka meminta ditangani terlebih dahulu nama.
Pertubuhan
Kawasan kerja harus sentiasa bersih, kemas dan teratur. Sekiranya anda sedang sakit atau jauh dari pejabat untuk apa-apa sebab, seseorang mungkin perlu mengambil maklumat dari meja anda dan tidak perlu "mengobati" melalui segala-galanya di kawasan kerja anda untuk mencari apa yang mereka cari. Ia juga penting untuk tidak menyimpan barangan peribadi di dalam atau di meja anda kerana seseorang saya secara tidak sengaja "tersandung" atas sesuatu yang anda tidak mahu menjadi awam.
Perhatian kepada Butiran
Sekiranya kerja memerlukan beberapa langkah untuk diselesaikan, itu adalah idea yang baik untuk membuat senarai semak dan semak setiap item apabila selesai. Tidak kira apa tugas diberikan perhatian yang terperinci adalah penting untuk melakukan pekerjaan yang baik.
Jika penciptaan dokumen adalah sebahagian daripada tugas, pastikan untuk menjalankan pemeriksaan ejaan dan tatabahasa pada setiap dokumen. Apa jua kerja yang diperlukan, ia adalah idea yang baik untuk menyemak semula kerja sebelum mengubahnya.
