Prosedur pejabat bertulis membantu perniagaan berjalan lancar dan lebih cekap. Prosedur asas menggariskan amalan pejabat di hadapan: prosedur, yang melaksanakannya dan apa yang dilakukan. Pejabat mempunyai garis panduan untuk pengurusan kakitangan, deposit tunai, surat masuk dan keluar, surat-menyurat dan penggantian.
Mengendalikan Surat Harian (Resepsionis)
Surat masuk dibuka dan kandungannya dicat tanggal. Cek ditempatkan di "To Deposit" bin. Mel diisih oleh penerima dan dimasukkan ke dalam peti mel orang tersebut.
Dia menyediakan deposit bank dan membuat salinan cek yang diterima. Lampiran dipasang pada salinan semakan. Dia menyampaikan cek dan salinan slip deposit dan lampiran kepada akaun yang akan diterima.
Mel keluar adalah tanda pos dan dibawa ke pejabat pos setiap malam.
Prosedur Telefon
Jawab telefon dengan cincin ketiga. Sambutan standard adalah "Selamat pagi, Syarikat ABC, John bercakap. Bagaimana saya boleh membantu anda?" Balas "Hanya seketika" dan letakkan pemanggil.
Semak kalendar pejabat untuk pekerja yang tidak hadir. Jika tidak hadir, beritahu pemanggil, dan tanya sama ada orang lain boleh membantu. Jika orang berada, umumkan pemanggil dan hantar panggilan. Jika garis sibuk, beritahu pemanggil, dan tawarkan suara suara atau mesej bertulis.
Mesej termasuk nama pemanggil, masa dan tarikh, sebab panggilan, dan nombor panggilan balik. Masukkan mesej ke dalam slot mel penerima.
Menguruskan Bekalan Pejabat (Setiausaha)
Bekalan standard di inventori dan diperintahkan setiap bulan. Kalendar pejabat diperiksa untuk surat-surat yang dijadualkan dan apa-apa bekalan yang diperlukan. Dia menyediakan borang pesanan bekalan pejabat dan pengurus pejabat membenarkannya sebelum ia diletakkan.
Untuk bekalan tidak standard, lengkapkan borang permintaan bekalan dan serahkan kepada setiausaha.
Mengekalkan Kalendar Pejabat (Setiausaha)
Dia mempunyai tanggungjawab untuk kalendar pejabat. Semasa menjadualkan mesyuarat, periksa kalendar untuk konflik, dan hantarkan permintaan kepada setiausaha.
Surat bulanan untuk pelanggan, pemasaran dan promosi dimasukkan ke dalam kalendar pejabat. Pekerja yang bertanggungjawab untuk ini boleh menghantar e-mel kepada tarikh setiausaha.
Tarikh perjalanan e-mel, ketidakhadiran pekerja dan percutian kepada setiausaha.
Pemulangan Pelancongan, Semak Permintaan dan Kad Kredit
Pembayaran balik perjalanan diproses setiap minggu. Gunakan borang perjalanan yang diluluskan. Masukkan tarikh perbelanjaan, jenis perbelanjaan dan sebab untuk perbelanjaan. Lampirkan penerimaan yang boleh dibaca untuk perbelanjaan. Tiada jumlah yang dibayar balik tanpa resit.
Gunakan borang permintaan semakan yang diluluskan untuk pemeriksaan tidak teratur. Lengkapkan maklumat penerima, tarikh yang diperlukan, jumlah cek dan bahagian alasan. Dapatkan kelulusan daripada pengurus atau akauntan.
Kad kredit diproses setiap bulan. Resit diperlukan untuk setiap pembelian. Masukkan nama anda, sebab perbelanjaan dan maklumat mengenal pasti yang lain pada resit tersebut. Apa-apa caj tanpa resit, dan caj peribadi, akan ditolak daripada gaji pekerja.
Pembayaran pelanggan dan invois
Pesanan pelanggan yang siap dihantar dua kali sehari ke A / R oleh kerani perkapalan dan invois pada akhir hari perniagaan.
Deposit harian yang diterima oleh A / R digunakan pada akhir hari perniagaan.
