Surat perniagaan formal memerlukan protokol khusus tidak kira maksud surat itu. Dalam kebanyakan kes, surat perniagaan harus ringkas dan singkat, biasanya sesuai dengan satu halaman. Walaupun anda harus menggunakan gaya penulisan yang jelas dan formal, terdapat beberapa kes di mana menggunakan singkatan sesuai untuk menjimatkan ruang dan waktu.
Awalan dan Kehormatan
Kedua-dua awalan dan kehormatan dijangka disingkat dalam ucapan dan di tempat lain dalam surat tersebut. Sebagai contoh, surat perniagaan akan bermula dengan "Dear Mr. Johns," bukan "Mister Johns." Kemunculan semua awalan dan kehormatan juga disingkat, seperti "Tetuan" untuk pelbagai penerima lelaki dan "Mses" untuk pelbagai penerima wanita.
Nama Syarikat
Kedua kepala surat dan "alamat dalam" akan memaparkan nama syarikat - pengirim dan penerima. Ia mungkin tidak sesuai untuk merangkumi mana-mana bahagian nama syarikat melainkan nama syarikat didaftarkan dengan singkatan. Sebagai contoh, jika syarikat itu didaftarkan sebagai "Motts, Inc.," anda boleh menggunakan "Inc." di dalam alamat tanpa ejaan "Diperbadankan." Begitu juga, jangan ganti "&" untuk "dan" melainkan jika ia adalah sebahagian daripada nama syarikat.
Alamat
Tidak seperti depan sampul surat, negara harus dinyatakan apabila ia merupakan sebahagian daripada surat, kepala atau alamat di dalam surat anda. Sebagai contoh, jika syarikat penerima berada di Seattle, alamat di dalamnya akan membaca "Seattle, Washington 98101."
Singkatan yang digunakan biasa
Siaran akhbar, yang merupakan pernyataan tambahan berikutan penutup surat, sentiasa dinyatakan dengan singkatan "P.S." Jika anda termasuk dokumen tambahan bersama-sama dengan surat anda, boleh diterima untuk menunjukkan sama ada dengan menulis "Lampiran," diikuti dengan bilangan dokumen, atau dengan merujuk "Enc." di bawah tandatangan anda. RSVP adalah singkatan yang boleh diterima apabila anda meminta penerima menerima mesej anda.
Topik dan Typists
Subjek surat perniagaan boleh ditunjukkan di bawah tarikh dengan singkatan "Re" untuk "Regarding," yang diikuti dengan pernyataan singkat mengenai topik tersebut. Sekiranya surat ditandatangani bagi pihak orang lain, singkatan "p.p." mungkin digunakan. Sebagai contoh, sekiranya setiausaha menulis surat bagi pihak majikannya, juru tulis boleh menandatangani surat itu dan menemani tandatangannya dengan "p.p." dan tambahkan nama majikannya di bawahnya. The "p.p." bermaksud frasa Latin "per procurationem." Singkatan "cc" secara tradisinya bermaksud "salinan karbon," tetapi mungkin juga bermaksud "salinan kesopanan." Dalam kedua-dua kes, ia menunjukkan beberapa salinan surat telah dihantar dan memberi nama kepada orang yang telah dihantar salinan itu.
