Laporan pendek adalah alat yang berkesan untuk berkomunikasi dengan pengurus umum, yang biasanya merupakan eksekutif yang sibuk. Mereka boleh digunakan untuk melaporkan kemajuan projek, ramalan kewangan bulanan atau bulanan, atau laporan mengenai operasi pengeluaran. Tidak seperti laporan komprehensif yang memerlukan penyelidikan dan butiran yang mendalam, laporan pendek hanya memerlukan maklumat asas tetapi terpenting. Menulis laporan pendek mengikut gaya penulisan laporan yang sama, kecuali ringkasan, latar belakang, kandungan, kesimpulan atau cadangan ringkas.
Kumpulkan data yang berkaitan dengan projek yang anda laporkan. Lakukan ini dengan menggunakan data yang ada, seperti laporan kewangan, laporan kelayakan dan tinjauan yang telah dilaksanakan. Gunakan bahan rujukan yang relevan, seperti buku atau maklumat daripada pihak ketiga yang dimaklumkan, seperti pakar industri sebagai data untuk laporan anda.
Ketikkan tarikh, nama pengurus umum yang anda kirimkan laporan, nama anda, tandatangan anda dan subjek laporan di penjuru kiri atas kertas.
Meringkaskan kandungan laporan secara ringkas dengan menunjukkan masalah, penemuan, kemajuan setakat ini atau cadangan untuk menyelesaikan masalah. Tunjukkan dengan ringkas apa yang anda jangkakan akan menjadi manfaat projek.
Huraikan latar belakang dengan menulis sejarah pendek tentang projek atau tugas perniagaan yang sedang berjalan yang anda laporkan. Termasuk nama orang yang terlibat dalam tugas atau projek, seperti ahli pasukan projek, jurulatih atau pemimpin jabatan. Berikan penjelasan lanjut tentang tugas atau projek itu.
Tulis badan atau kandungan laporan dengan memasukkan penemuan dan data yang dikumpulkan dalam Langkah 1. Sediakan analisis ringkas mengenai penemuan dan nyatakan apa yang mereka maksudkan kepada keseluruhan projek dan perniagaan. Menggabungkan carta, soal selidik, tinjauan dan rujukan ke dalam laporan untuk menyokong analisis anda.
Lukis kesimpulan dengan menyatakan secara ringkas status projek atau tugas. Sediakan cadangan hanya jika pengurus umum telah meminta ini. Berikan kira-kira dua cadangan ringkas dan paling penting yang meringkaskan semua cadangan lain yang anda sebutkan dalam laporan yang lebih panjang.
Petua
-
Walaupun yang pendek, laporan itu tidak sepatutnya meninggalkan pembaca dengan soalan yang tidak terjawab. Sediakan semua maklumat yang diperlukan dalam bahasa yang jelas dan tepat.
