Laporan kewangan kepada pemegang saham, rancangan pemasaran dan penilaian kualiti adalah semua contoh laporan yang ditulis untuk perniagaan. Laporan ringkas adalah seperti laporan lain tetapi dengan halaman yang lebih sedikit. Ia harus menyatakan objektif laporan utama, merumuskan maklumat latar belakang, mengkaji semula alternatif dan mencadangkan cara ke hadapan. Rawat laporan sebagai projek - pelan untuk itu, kemudian tuliskannya dengan gaya yang jelas dan mudah. Pendek adalah baik, kerana kemungkinan besar sibuk atau tidak tertarik tetapi pihak-pihak yang kritis akan membacanya.
Perancangan
Bertemu dengan atasan untuk menjelaskan keperluan, kerana mereka akan menentukan format dan kandungan laporan. Sebagai contoh, laporan penilaian projek tidak akan distrukturkan dengan cara yang sama seperti pelan pemasaran atau laporan kewangan.
Menyelidiki bahan latar belakang, termasuk dokumen yang diberikan kepada anda apabila anda telah diberikan tugasan menulis dan bahan yang anda kumpulkan secara bebas dari Internet, perpustakaan dan dari pertemuan dan perbualan dengan pihak berkepentingan (seperti pengurus unit perniagaan, pembekal dan pelanggan).
Sediakan template laporan, termasuk ringkasan eksekutif, pengenalan, bahagian alternatif dan cadangan cadangan, cadangan dan kesimpulan.
Kandungan
Tulis pengenalan. Biasanya tidak lebih daripada perenggan, pengantar harus menyatakan objektif laporan dan mengenal pasti isu-isu utama. Ia sepatutnya menjadi panduan untuk laporan yang lain tetapi tidak patut diringkaskan. Contohnya, baris pertama ialah: "Objektif laporan ini adalah untuk mengkaji penyelesaian bagi isu kualiti yang berterusan di kemudahan pembuatan kami," diikuti dengan sinopsis mengenai isu-isu utama.
Pasang badan laporan itu. Dalam contoh kemudahan pembuatan, bahagian boleh merangkumi butiran teknikal, senarai penyelesaian alternatif bersama-sama dengan analisis kos-faedah bagi setiap, dan cadangan. Pelan perniagaan akan mempunyai beberapa bahagian yang berbeza, seperti penyelidikan pasaran, analisis kompetitif dan unjuran kewangan. Walau apa pun formatnya, bahagian-bahagian itu harus dalam susunan logik supaya pembaca tidak perlu membalikkan dan sebagainya untuk memikirkan kandungannya.
Menyimpulkan laporan dengan merujuk kembali kepada objektif laporan. Untuk contoh kemudahan pembuatan, kesimpulan itu boleh menjadi pelan pelaksanaan untuk penyelesaian yang disyorkan. Untuk laporan kewangan, kesimpulannya boleh menjadi prospek perniagaan.
Senaraikan rujukan yang dikutip dalam teks dengan mengenal pasti penerbitan yang mereka hasilkan, tajuk, pengarang dan tarikh. Senaraikan sumber lain yang relevan dalam seksyen bibliografi atau sumber.
Tulis ringkasan eksekutif. Dalam kira-kira satu perenggan atau dua, huraikan laporan itu supaya seorang eksekutif yang sibuk dapat memahami perkara-perkara penting dan menguraikan butiran kemudian. Untuk laporan kewangan, ringkasan eksekutif mungkin hanya menjadi jadual yang menunjukkan jualan utama dan trend keuntungan.
Sediakan halaman sampingan dengan tajuk laporan, tarikh dan nama dan afiliasi penulis. Sertakan jadual kandungan untuk laporan yang lebih panjang daripada 15 halaman.
Alamat surat penghantaran kepada seseorang (pengurus atau pegawai kontrak), bukan kepada jabatan. Kenal pasti cadangan utama laporan, sediakan maklumat hubungan anda dan senaraikan lampiran.
Petua
-
Jadual, carta dan pengiraan terperinci harus diletakkan sebagai lampiran, tetapi pengambilan kunci harus dimasukkan dalam laporan utama.
