Penyediaan invois komersil yang betul menjadikannya lebih mungkin perniagaan anda akan dibayar untuk produk atau perkhidmatannya tepat pada waktunya. Pendekatan menyeluruh untuk pengebilan juga boleh membantu anda mengekalkan rekod yang lebih baik dan mengekalkan anggaran anda di landasan.
Buat Borang Standard
Buat template invois komersial yang termasuk kategori untuk semua maklumat yang berkaitan. Borang yang boleh diisi hendaklah termasuk surat atau logo syarikat dan maklumat hubungan anda, termasuk nombor telefon dan faks dan alamat e-mel dan laman web. Sertakan tempat untuk mengisi tarikh pesanan dan tarikh invois, nama jurulatih atau nombor kod dan nombor lesen kontraktor anda atau ID cukai, jika berkenaan. Buat lajur yang membolehkan anda mengisi kuantiti, keterangan dan harga item yang dijual dan item baris untuk menambah cukai jualan dan mengira jumlah. Tinggalkan ruang untuk nota.
Menjadi spesifik
Apabila menyenaraikan perkhidmatan atau item yang dijual, menjadi khusus. Sertakan nombor nombor, kod rujukan atau deskripsi yang menjelaskan kepada anda dan pembeli anda tentang apa yang dimaksudkan oleh invois itu. Hentikan kerja setiap jam, dan sertakan huraian perkhidmatan yang dilakukan. Ini membantu anda menjejaki produk inventori dan kerja dan membolehkan pelanggan melihat senarai terperinci tentang apa yang dia dikenakan. Dalam kes pertikaian, invois boleh membersihkan salah faham dan membantu anda mengelakkan kelewatan pembayaran. Sekiranya nombor pesanan pembelian atau kod kebenaran daripada pembeli terlibat dalam urus niaga, masukkan ini juga.
Pergi ke dalam talian
Buat versi elektronik invois komersial anda untuk membuat proses pengebilan lebih cepat dan lebih cekap. Invois yang dihasilkan secara elektronik dan dihantar melalui e-mel juga boleh dikesan dengan berkesan, terutamanya jika anda meminta "resit baca" untuk mengesan apabila penerima menerima dan membuka dokumen itu. Ini mengelakkan kemungkinan tuntutan invois yang hilang dalam mel. Sekiranya anda mengeluarkan invois kertas, sertakan sampul surat yang dibayar pos untuk menggalakkan pembayaran segera.
Sediakan Pilihan Pembayaran
Perhatikan pada invois apabila pembayaran itu perlu, dan senaraikan penalti atau caj untuk pembayaran lewat. Sertakan arahan bagaimana invois boleh dibayar, seperti pilihan dalam talian, cek korporat, cek juruwang, pesanan wang atau kad kredit korporat. Berikan nombor langsung kepada jabatan perakaunan anda sekiranya pelanggan ingin membuat pembayaran dalam bentuk pemindahan bank atau kad debit melalui telefon.
