Sistem gaji adalah saluran di mana anda memproses gaji anda. Anda tidak boleh memproses gaji anda tanpa sistem gaji. Tiga jenis sistem penggajian adalah manual, komputer berkomputer, dan luaran (outsourcing). Sistem manual memerlukan anda memproses gaji anda dengan tangan; komputer berkomputer menggunakan perisian gaji untuk memproses pembayaran gaji; sistem luar bermakna anda menyumber luar gaji anda ke pembekal perkhidmatan gaji. Carta alir sistem pembayaran menunjukkan urutan di mana anda memproses gaji anda. Ia menyelaraskan pemprosesan gaji dan membantu anda berada di landasan yang betul.
Merancang carta alir dengan program suite pejabat-ini adalah laluan terbaik untuk melihat profesional. Walau bagaimanapun, anda boleh menarik carta dengan tangan. Buat kotak dan anak panah, yang menunjukkan aliran pemprosesan gaji anda, seperti di mana ia bermula dan berakhir.
Buat carta aliran untuk sistem gaji manual. Carta alir harus menunjukkan semua tugas manual yang terlibat dalam memproses gaji anda melalui sistem ini.
Contoh: Kumpulkan kad masa, semak kad masa untuk pematuhan, penyelia kenalan mengenai kad masa hilang atau kad yang dipersoalkan, dan mengira kad masa secara manual. Buat jujukan yang melibatkan tugas pemprosesan gaji, seperti mengira gaji secara manual; potongan statutori seperti cukai gaji dan garisan upah; gaji; potongan sukarela, seperti persaraan dan faedah kesihatan; dan mencipta gaji. Membuat urutan lain yang menunjukkan tugas pasca pemprosesan, seperti mencipta dan memfailkan daftar gaji, mencipta dan menyiarkan catatan jurnal secara manual, membayar gaji pekerja ke bank, dan mengedarkan gaji.
Buat carta alir untuk sistem berkomputer dalaman. Sistem ini menghapuskan pemprosesan manual. Buat carta aliran khusus untuk keperluan perisian gaji anda.
Contoh: meng-upload data timekeeping ke dalam perisian gaji, menilai data pengesanan dan menyiasat imbasan yang hilang, proses gaji melalui perisian gaji, cetak laporan pra-proses, daftar gaji berganda melalui laporan pra-proses, buat perubahan yang perlu, buat dan hantar fail deposit langsung ke bank, deposit dana pekerja dan pembayaran gaji gaji ke bank, dan tutup gaji. Terutama, apabila anda menutup gaji, ia menyelamatkan data gaji keseluruhan untuk tempoh bayar dalam sistem.
Buat carta aliran untuk sistem luaran. Apabila anda menyumber luar gaji anda, pembekal perkhidmatan gaji memerlukan anda menghantar data gaji setiap tempoh bayar. Pembekal biasanya membenarkan anda menghantar data melalui faks, e-mel atau dalam talian. Carta alir harus termasuk butiran kaedah yang diperlukan.
Contoh kaedah dalam talian: menilai data ketepatan waktu, penyelia kontak untuk penjelasan teratur, perubahan gaji pekerja dan data pengatur waktu dalam sistem pembekal, mengesahkan data yang dimasukkan melalui sistem talian pembekal, data pemeriksa dan fail gaji yang diterima dari pembekal, dan mengedarkan gaji.
Petua
-
Reka bentuk carta aliran supaya ia berkaitan dengan setiap pemprosesan gaji. Kemas kini carta alir apabila perubahan berlaku dalam sistem gaji.
Carta aliran harus termasuk kewajiban cukai gaji persekutuan dan negeri anda, seperti pembayaran cukai dan pelaporan pendapatan, termasuk pemprosesan W-2.
