Surat perniagaan digunakan untuk komunikasi formal di syarikat dan organisasi. Tidak seperti surat menyurat yang ditulis untuk menutup kenalan dan saudara-mara, surat perniagaan bertujuan untuk menyampaikan maklumat secara ringkas dan profesional kepada penerima. Biasanya, korespondensi perniagaan termasuk pengenalan, badan dan kesimpulan. Perbezaan antara dua format surat juga boleh didapati dalam tanda baca, panjang, nada dan gaya penulisan. Lebih-lebih lagi, surat perniagaan biasanya memerlukan panggilan untuk tindakan, atau tindak balas setelah menerima surat tersebut.
Perkara yang anda perlukan
-
Perisian pemproses kata
-
Kepala surat syarikat
Mulakan dengan syarikat asas atau surat rasmi. Pastikan alamat anda disertakan di bahagian atas, bersama dengan butiran hubungan dan logo syarikat jika berkenaan.
Tuliskan tarikh. Letakkan alamat penerima dua baris di bawah tarikh, di atas salam. Termasuk nama, tajuk formal, nama syarikat dan alamat pejabat.
Taipkan salam dua baris di bawah alamat penerima. Alamat penerima menggunakan "Dear," diikuti oleh tajuk individu dan nama belakang. Ingat untuk menambah kolon dan bukan koma selepas nama akhir. Gunakan "Kepada Keprihatinan Kepada Kepada" atau "Dear Sir / Madam" jika anda tidak tahu nama penerima atau jantina.
Mulakan perenggan intro anda selepas salam. Bercakap tentang mengapa anda menulis surat perniagaan dan apa yang anda mahu meminta dari penerima. Nyatakan kedudukan anda jika membentangkan hujah. Rujukan acara, mesyuarat atau individu yang biasa atau relevan dengan pembaca.
Huraikan tujuan atau topik utama surat Anda di dalam tubuh. Berikan contoh-contoh yang menyokong hujah, permintaan atau cadangan anda. Beri butiran mengenai ciri dan faedah produk, serta testimoni pelanggan jika menjual kepada pelanggan atau prospek.
Ikuti badan dengan kesimpulan anda. Ulangi permintaan atau kedudukan awal anda. Terima pembaca untuk masa dan pertimbangannya, dan beritahu dia bagaimana dia boleh menghubungi anda untuk pertanyaan atau maklumat lanjut.
Tamatkan dengan dua baris penutup percuma dari ayat terakhir badan. Berikan empat ruang untuk tandatangan anda dan nama dicetak.
Petua
-
Walaupun pilihan, anda boleh perhatikan tujuan surat pada awalnya dengan memasukkan garis subjek sebelum salam. Adalah juga perkara biasa untuk menambah garis perhatian untuk dengan jelas menunjukkan penerima yang dimaksudkan.
Tuliskan ayat pendek dan ringkas. Perlu diingati bahawa pembaca mungkin menggunakan skema daripada membaca setiap perkataan dalam surat anda. Teks tebal yang anda anggap penting untuk pembaca. Untuk huruf yang lebih panjang daripada satu halaman, pertimbangkan untuk mengelompokkan perenggan di bawah tajuk, atau mengatur kandungan menggunakan peluru dan nombor.
