Kawalan dalaman adalah dasar yang dilaksanakan untuk mencegah kecurian, dan kerosakan, aset bernilai syarikat. Aset yang nyata, seperti harta tanah, peralatan produktif, inventori dan wang tunai, boleh menjadi satu cabaran untuk tetap selamat sepanjang masa, tetapi membiasakan diri dengan kawalan dalaman untuk menguruskan aset ketara boleh membantu memastikan harta anda selamat.
Akses Kawalan
Kawalan akses ke kawasan utama operasi anda, seperti kemudahan storan inventori, peti simpanan tunai dan bilik peralatan, dengan kunci atau pos pemeriksaan keselamatan. Sistem elektronik tersedia yang membolehkan anda untuk menyekat akses ke kawasan yang sensitif kepada kakitangan yang ditetapkan tanpa menggunakan kunci tradisional. Sistem ini mempunyai keupayaan untuk menyimpan log pekerja yang mengakses kawasan tertentu pada waktu tertentu.
Isu Perwakilan
Hanya mewakilkan aktiviti yang melibatkan akses terbuka kepada inventori, wang tunai dan barang berharga lain kepada pekerja yang paling dipercayai anda. Menurut Montana.edu, pengurus tidak boleh membenarkan sesiapa untuk menandatangani nama pengurus apabila berurusan dengan pembekal, pengedar atau pelanggan, dan tidak boleh membenarkan mana-mana pekerja kawalan eksklusif, atau pendedahan kepada, penghantaran atau aktiviti pengendalian tunai.
Isu keselamatan
Perhatian yang terperinci terhadap perincian adalah penting untuk keselamatan aset ketara anda. Kunci pintu, pintu masuk dan selamat premis anda selepas setiap hari bekerja, dan gunakan pengawasan kamera untuk merekod penceroboh atau aktiviti mencurigakan. Buat deposit bank dengan kerap, dan hanya menyimpan wang sebanyak yang diperlukan.
Laluan Laluan
Rakam akses ke kawasan sensitif apabila boleh. Menurut siterooms.com, rekod akses adalah kunci kepada kawalan dalaman yang berkesan. Simpan rekod elektronik akses ke kawasan terhad. Memerlukan juruwang untuk masuk ke dalam daftar tunai dengan ID unik, dan tidak membenarkan perkongsian daftar tunai. Memerlukan pekerja menandakan inisial mereka mengenai resit deposit bank, borang penghantaran, pita daftar tunai dan dokumen kawalan lain.
Audit Fizikal
Lakukan audit tetap dan rawak inventori, peralatan dan akaun bank anda untuk menangkap aktiviti yang mencurigakan lebih awal. Pertimbangkan untuk menggunakan syarikat audit pihak ketiga untuk memastikan kebolehpercayaan keputusan audit.
Jangan biarkan pekerja mengaudit tanggungjawab mereka sendiri. Contohnya, jangan biarkan pekerja yang bertanggungjawab menerima penghantaran ke inventori inventori bahan mentah, dan jangan biarkan pekerja yang membuat deposit bank mengaudit penyata bank dan rekod tunai.
Ketelusan
Konsep dan teknik yang disebutkan di atas boleh membantu pencegahan kehilangan dan kerosakan, tetapi membuat dasar kawalan dalaman anda benar-benar telus kepada pekerja, pelanggan dan rakan kongsi perniagaan yang dapat membantu mencegah kejadian yang berlaku di tempat pertama. Sebagai contoh, beritahu pekerja anda bahawa akses ke kawasan yang terhad dilog masuk; biarkan pelanggan mengetahui bahawa premis anda dipantau oleh pengawasan video; dan biarkan pembekal anda mengetahui dasar audit dalaman anda.
