Kehilangan pelanggan adalah keadaan malang yang berlaku dalam perniagaan setiap hari. Apabila perniagaan kehilangan pelanggan, perniagaan itu sering cuba mendapatkannya kembali dengan menulis surat maaf. Perniagaan kehilangan wang apabila pelanggan berhenti membeli barangan dan perkhidmatan yang ditawarkan. Jika perniagaan anda kehilangan pelanggan kerana rasa tidak puas hati, cuba tulis surat kepadanya. Buat surat peribadi, baik dan ringkas. Menawarkan permohonan maaf dan sebut kata-kata yang sesuai untuk mendapatkan kesetiaan dan perniagaannya.
Gunakan kepala surat syarikat. Apabila anda menulis surat untuk mendapatkan semula pelanggan, gunakan kepala surat syarikat dan taipkannya dengan menggunakan program pemproses kata. Sertakan tarikh di bahagian atas surat bersama dengan nama dan alamat pelanggan.
Alamat surat itu. Tulis surat dengan cara peribadi, menggunakan nama pelanggan dan perkataan "Dear" dalam salam. Biarkan pelanggan tahu bahawa anda menghargai dia dan perniagaannya secara individu dengan menyimpan surat peribadi.
Mohon maaf pada permulaan surat. Apabila perniagaan kehilangan pelanggan, ia sering kerana pelanggan tidak berpuas hati dengan sebab tertentu. Ini mungkin disebabkan oleh isu perkhidmatan pelanggan, kualiti barangan dan perkhidmatan atau kebimbangan harga. Sertakan alasan yang tepat, jika anda tahu, bahawa pelanggan telah berhenti menggunakan perniagaan anda. Bersikap ikhlas dan biarkan pelanggan tahu bahawa anda benar-benar menyesal dan ini tidak mencerminkan piawaian perniagaan biasa anda. Jika tidak ada sebab yang jelas bahawa pelanggan berhenti menggunakan perniagaan anda, tidak perlu meminta maaf. Sebaliknya, beritahu pelanggan bahawa anda merinduinya dan berharap anda akan menggunakan perkhidmatan anda pada masa akan datang.
Tawaran berubah. Cadangkan sesuatu kepada pelanggan untuk membuat keadaan betul. Anda boleh menawarkan perkhidmatan percuma, peratusan dari jualan, penghantaran percuma atau hadiah percuma. Pastikan tawaran adalah sesuatu yang akan memberi kesan kepada pelanggan.
Terima kasih kepada pelanggan. Terima kasih dan berterima kasih kepada pelanggan selama bertahun-tahun lamanya dia telah menjalankan perniagaan dengan syarikat anda. Beritahu pelanggan bahawa anda berharap dia akan menimbang semula keputusannya dan meyakinkannya bahawa pada masa akan datang barangan dan perkhidmatan anda akan memuaskannya. Tinggalkan nombor telefon anda, sambungan terus dan alamat e-mel dan minta dia memanggil anda jika dia mempunyai sebarang komen, kebimbangan atau soalan.
Tutup surat. Tandat huruf "Tulus" diikuti dengan nama anda.
