Komunikasi perniagaan formal adalah pada surat syarikat dan biasanya mengandungi tanda tangan penulis di bawah ucapan penutupan. Format untuk jenis komunikasi perniagaan ini adalah mudah; Walau bagaimanapun, surat yang memerlukan tandatangan lebih daripada satu orang mesti disusun dan diformatkan dengan cara yang sedikit berbeza untuk menjelaskan mengapa surat itu mengandungi pelbagai tanda tangan dan menyediakan ruang untuk lebih daripada satu tandatangan.
Format Blok Tradisional
Surat-menyurat perniagaan harus dalam format blok tradisional, yang bermaksud tarikh adalah dua ruang baris di bawah kepala surat; nama penerima dan alamat surat adalah dua ruang baris di bawah tarikh; baris subjek adalah dua ruang baris di bawah maklumat penerima dan akhirnya, dua ruang baris di bawah baris subjek adalah salam. Salam diterima untuk koresponden perniagaan formal adalah "Dear Ms Smith," "Dear Mr. Jones," "Gentlemen," atau semata-mata, "Salam." Contoh terakhir berguna apabila surat anda adalah untuk pelbagai penerima alamat gender campuran. Format blok tradisional bermakna perenggan tidak diindentifikasi dengan setiap garis siram dengan margin kiri.
Alasan untuk Tandatangan Pelbagai
Walaupun orang yang anda hubungi surat-menyurat anda mungkin sudah tahu kenapa ada penanda berlebihan, bijak untuk mengulangi alasannya di dalam badan surat anda. Contohnya, di mana surat mungkin memerlukan beberapa tandatangan, termasuk menyampaikan suatu tindakan yang memerlukan kebenaran daripada lebih dari satu orang atau menyatakan pandangan kolektif dari beberapa orang yang menyokong mesej yang disampaikan oleh surat anda. Sebagai contoh, anda boleh menulis, "Bagi pihak pasukan kepimpinan eksekutif ABC Syarikat, surat ini menetapkan persetujuan yang kami capai selepas membincangkan permintaan bertulis anda untuk mengambil pekerja sumber manusia tambahan." Dalam perenggan pertama huruf, nyatakan alasan untuk komunikasi anda, dan alasan mengapa surat itu mengandungi banyak tanda tangan. Perenggan berikut huruf anda, sudah tentu, siram dengan margin kiri.
Tutup Salutasi dan Tandatangan Tandatangan
Salam penghormatan harus menjadi salah satu yang sesuai untuk surat perniagaan formal, seperti "Sangat benar-benar milik anda," "Dengan hormat," atau "Best regards." Salam penghormatan bermula dua ruang baris di bawah paragraf akhir.
Sekiranya anda mempunyai dua penandatangan, langkaukan empat ruang baris yang cukup ruang untuk tandatangan bertulis, dan taip nama penyerang pertama dengan margin kiri. Pada baris di bawah nama penandatangan, taip kedudukan atau tajuk mereka. Langkau empat lagi ruang baris untuk nama dan kedudukan atau penanda kedua penandatangan. Nama dan tajuk orang yang berada di peringkat lebih tinggi dalam organisasi mestilah blok tandatangan pertama.
Sekiranya anda mempunyai tiga penandatangan, langkaukan empat ruang baris dan ketik nama Signer 1 dengan margin kiri. Tab lebih dan taipkan nama Penandatangan 2; tab sekali lagi dan taipkan nama Penandatangan 3. Keluarkan satu ruang baris dan taipkan kedudukan atau tajuk Signer 1, tab lebih dan lakukan perkara yang sama untuk Signer 2 dan Signer 3 supaya tajuk mereka langsung di bawah nama yang ditulis dengan huruf mereka.
Untuk empat penandatangan, langkaukan empat ruang baris dan ketik nama Signer 1 dengan margin kiri. Tab ke bahagian tengah halaman dan taipkan nama Signer 2; langkau ke baris seterusnya dan taip kedudukan atau tajuk Signer 1 dan Signer 2 langsung di bawah nama mereka. Langkau ke empat ruang baris yang lain dan ulangi format untuk Signer 3 dan Signer 4.
Mengitar Draf Anda
Kerana anda menyusun surat bagi pihak lebih daripada satu orang, amalan yang baik untuk mengedarkan draf tersebut sebelum anda meminta tandatangan mereka. Beritahu mereka anda mengalu-alukan input mereka dan menghantar draf melalui e-mel atau dengan melawat setiap orang secara individu. Apabila semua orang bersetuju dengan kandungan dan penghantaran mesej surat itu, sediakan versi akhir dan beritahu semua orang bahawa anda secara peribadi akan mengedarkannya untuk tandatangan mereka.
