Kemalangan berlaku. Kadang-kadang hasilnya kecil; sesetengah kemalangan, seperti keretapi atau kapal terbang, tumpahan bahan kimia atau benda lain atau letupan boleh membawa kesan drastik. Selepas kejadian yang serius, orang ramai mempunyai hak untuk mengetahui apa yang berlaku dan apa yang berlaku untuk menyelesaikan apa yang berlaku. Jabatan perhubungan awam syarikat boleh menyediakan media dengan pernyataan awal yang menyatakan fakta-fakta asas mengenai insiden tersebut dan membolehkan orang mengetahui bahawa anda menghadapi situasi tersebut. Kenyataan itu mesti ditulis dengan teliti dalam bahasa yang jelas dan ringkas.
Melantik seseorang untuk membuat draf dan / atau menyampaikan kenyataan pegangan kepada media. Biasanya, perniagaan menggunakan kakitangan perhubungan awam untuk menangani perkara ini. Walau bagaimanapun, faham bahawa media mungkin perlu mendengar daripada pembuat keputusan sebenar di syarikat itu, seperti pemilik atau ketua pegawai eksekutif.
Mulakan kenyataan pegangan anda dengan menyatakan kebimbangan anda terhadap mana-mana mangsa dan empati anda untuk keadaan.
Nyatakan fakta asas kejadian tersebut. Menurut SAE Communications, penyataan pegangan anda harus menjawab soalan-soalan asas tentang apa yang berlaku, yang terlibat, apabila ia terjadi, di mana ia terjadi dan mengapa ia berlaku. Jangan berkilat atau abaikan mana-mana perkara ini. Sekiranya terdapat fakta yang tidak sedia untuk dikongsi, biasanya anda boleh menjelaskan sebabnya; Sebagai contoh, anda ingin memberitahu keluarga mangsa sebelum melepaskan nama mereka. Begitu juga, anda boleh menolak untuk membincangkan punca insiden dengan terperinci sehingga keputusan siasatan selesai.
Dalam kebanyakan kes kemalangan atau insiden yang serius, syarikat tidak beroperasi sendiri, tetapi bekerjasama dengan responden pertama dan organisasi lain, biasanya berkaitan dengan kerajaan. Menyebutkan agensi-agensi itu dan jenis penglibatan adalah berita penting, dan juga membantu mengurangkan ketakutan pada umumnya - kebanyakan orang menjadi tenang dengan mengetahui bahawa agensi tindak balas kecemasan terlibat ketika kecemasan terjadi.
Sediakan garis masa untuk apabila anda akan menangani media sekali lagi dan bagaimana media boleh menghubungi organisasi untuk maklumat lanjut. Jelaskan jika dan bila kepimpinan syarikat, seperti Ketua Pegawai Eksekutif, akan tersedia untuk menangani soalan dan kebimbangan.
Amaran
Jangan membuat spekulasi atau menghiburkan spekulasi tentang apa yang anda tidak tahu, dan janganlah menyalahkan. Pada musim gugur tahun 2014, seorang pesakit yang dijangkiti dengan ebola secara tidak sengaja dibebaskan dari hospital Dallas. Dalam kenyataan awalnya, pihak hospital menyalahkan jururawatnya untuk siarannya; apabila dua jururawat terlibat dalam penjagaan pesakit kemudiannya dijangkiti, hospital itu mencadangkan mereka melanggar protokol. Hospital itu menarik balik tuduhan tersebut dengan menghadapi maklumat tambahan yang menunjukkan bahawa jururawat tidak melakukan apa-apa yang salah, dan sebenarnya kakitangan perubatan itu bertanggungjawab atas kesilapan itu, tetapi reputasinya pada masa itu teruk.
