Surat niat adalah dokumen rasmi yang merupakan sebahagian daripada cadangan dan kontrak undang-undang. Mereka membentangkan butir-butir utama perjanjian perniagaan atau cadangan penyelidikan dengan niat untuk membuat semua pihak terlibat jelas tentang perkara utama yang terlibat. Oleh kerana sifat mereka, huruf-huruf ini mempunyai struktur tertentu; jadi penting untuk mengetahui bagaimana cara memformat surat niat.
Buka fail baru dalam perisian pemproses kata anda. Masukkan nama dan alamat anda pada tiga hingga empat baris dokumen yang pertama. Biarkan baris kosong dan masukkan nama dan alamat penerima surat. Tinggalkan satu lagi baris kosong dan masukkan tarikh. Tambah dua lagi baris kosong. Mulakan surat dengan betul dengan mengalamatkannya kepada penerima dengan nama; seperti "Dear Mr Jones."
Mulakan perenggan pertama dengan menerangkan mengapa anda menulis. Jika ini adalah surat perniagaan, sebutkan urusan sebelumnya dengan syarikat yang telah membawa anda ke perjanjian awal yang telah anda buat setakat ini. Jika ini adalah surat niat kolej atau universiti, terangkan secara ringkas latar belakang dan kelayakan anda; seperti kelayakan dan pengalaman yang relevan.
Mulakan perenggan baharu. Perinci cadangan anda, termasuk butiran yang relevan mengenai semua aspek projek yang dipersetujui. Ini mungkin mengambil dua atau lebih perenggan, bergantung kepada kerumitan projek. Untuk perniagaan, pastikan anda meletakkan dalam bahasa biasa setiap aspek projek; dari harga hingga dijangka siap atau tarikh penghantaran. Untuk cadangan penyelidikan, terangkan apakah tujuan penyelidikan dan bagaimana ia akan dicapai.
Tambah perenggan terakhir. Dalam surat niat perniagaan, perenggan ini adalah untuk mentakrifkan apa-apa terma pakar yang digunakan dalam garis besar projek dan memperincikan apa-apa maklumat tambahan yang lebih penting, seperti tarikh akhir yang dipersetujui untuk terma terakhir yang akan diputuskan. Untuk surat penyelidikan, tambahkan apa-apa maklumat tambahan yang berkaitan dengan cadangan itu, seperti nama tutor atau mentor yang anda sudah berbaris.
Tulis garisan penutup akhir yang meminta maklum balas kepada surat niat anda. Tambah garisan penandatangan, seperti "Anda dengan ikhlas". Biarkan tiga hingga empat baris kosong di mana anda boleh menandatangani nama anda apabila surat itu dicetak. Taipkan nama anda, kelayakan anda (jika perlu). Jika menulis surat niat perniagaan, tambahkan kedudukan anda di syarikat di bawah nama anda. Simpan salinan surat untuk rekod anda.
Petua
-
Kerana penerima surat niat ini mungkin menerima banyak surat seperti itu dan juga mempunyai urusan lain, penting bagi anda untuk tetap ringkas. Anda harus memasukkan hanya butir-butir yang berkaitan dengan projek itu dan kemudiannya, hanya masukkan butir-butir yang telah dipersetujui. Segala-galanya boleh menunggu perbincangan susulan.
Amaran
Surat niat wujud dalam lingkungan undang-undang yang terang-terangan antara tawaran dan kontrak sebenar. Kerana mereka adalah pernyataan di mana rundingan telah dicapai dan bukannya dokumen yang memperincikan perjanjian yang mengikat, sama ada apa-apa syarat dalam kontrak yang akhirnya mengikat mana-mana pihak akan menjadi perkara bagi mahkamah jika perjanjian itu kemudian menjadi masam. Sentiasa berunding dengan seorang peguam sebelum bertindak bergantung pada syarat-syarat surat niat.
