Sepanjang bulan perniagaan syarikat, akauntan membuat beberapa penyertaan dalam sistem perakaunan. Beberapa penyertaan ini berlaku sebagai penyertaan lebihan yang dipanggil "entri jurnal," dibuat secara langsung kepada lejar am. Sebahagian daripada penyertaan ini, apabila dimasukkan dalam satu bulan, mesti dibalikkan pada bulan berikutnya untuk membersihkan akaun. Satu kawasan yang digunakan adalah akruan bulanan.
Penyertaan Semula
Kemasukan yang memerlukan pembalikan termasuk jumlah yang dimasukkan ke dalam sistem perakaunan untuk memperuntukkan perbelanjaan yang merangkumi dua tempoh perakaunan. Sebagai contoh, sekiranya invois untuk bayaran pinjaman hanya dikenakan pada setiap bulan pada 15, hanya separuh daripada kemasukan tersebut terpakai pada bulan semasa, manakala separuh lagi entri tersebut terpakai pada bulan berikutnya. Untuk menampung urus niaga ini, akauntan akan membelanjakan separuh daripada jumlah dalam bulan semasa dan membuat penyesuaian untuk separuh kedua jumlah tersebut. Pada permulaan bulan depan, akauntan perlu membalikkan penyesuaian masuk untuk membersihkan akaun. Kelebihan menggunakan entri berbalik adalah bahawa ia membolehkan akauntan mencerminkan perbelanjaan dalam tempoh yang berlaku.
Akruan
Akauntan membuat penyertaan untuk barangan perbelanjaan yang tidak diterima. Sebagai contoh, jika anda menagih pelanggan untuk $ 500, tetapi perlu membayar penjual $ 100 untuk menyelesaikan kerja untuk invois itu dan tidak menerima invois vendor, anda perlu terakru untuknya. Tujuannya adalah untuk memastikan bahawa hasil yang dijana, perbelanjaan juga direkodkan. Untuk bulan yang dibilkan kepada pelanggan $ 500, anda akan memperoleh perbelanjaan sebanyak $ 100 untuk vendor, yang memerlukan kemasukan balik pada bulan berikutnya. Walau bagaimanapun, apabila anda mengumpul dan mengembalikan entri, anda tidak boleh lupa untuk membuat kemasukan balik atau akaun perbelanjaan anda akan diabaikan. Kelemahan menggunakan entri membalikkan adalah kemungkinan bahawa anda akan lupa untuk membuatnya.
Kerja berganda
Membuat penyertaan berbalik memerlukan sistem untuk menjejaki mereka untuk memastikan mereka berjaya. Tanpa penjejakan penjejakan penjejakan pada hamparan, anda tidak akan tahu apa yang akan dibalikkan dalam tempoh seterusnya. Sistem perakaunan yang menghendaki anda memasuki penyertaan membalik secara manual memerlukan akauntan untuk melakukan kerja berganda. Bagi setiap catatan yang dibuat yang memerlukan pembalikan dalam tempoh akan datang, akauntan mesti membuat dua penyertaan, satu dalam setiap tempoh. Ini boleh menjadi tugas yang rumit dan memerlukan penjejakan apa-apa kesilapan, kerana amaun yang dimasukkan dalam satu tempoh dan dibalikkan pada seterusnya mestilah sama dengan sifar.
Akaun yang Diabaikan atau Understated
Satu lagi kelemahan untuk menggunakan entri berbalik adalah bahawa kesilapan boleh melebih-lebihkan atau mengecilkan akaun. Walaupun akruan membenarkan akauntan untuk mengesan dengan betul tetapi tidak menerima pendapatan atau belanja, lupa untuk membalikkan entri itu mungkin berakhir dengan amaun yang terlalu besar atau kurang dalam akaun, kerana kemasukan balik tidak hadir.
Lebih Penyertaan, Lebih Banyak Kesilapan
Menggunakan entri yang berbalik berganda berfungsi akauntan, dan peluang untuk ralat meningkat apabila kerja manual meningkat. Sistem yang menyediakan pembalikan secara automatik penyertaan terakru mungkin adalah yang paling berkesan, kerana kemasukan asal mesti dibuat sekali sahaja. Walaupun akauntan masih meninjau penyertaan balik, dia tidak perlu menggandakan pekerjaannya.
