Semasa kebanyakan urus niaga perniagaan, pelanggan dijangka membayar apabila barang-barang dibeli atau perkhidmatan yang diberikan. Sesetengah syarikat membenarkan pelanggan menghantar bayaran selepas hakikatnya, dan yang lain membenarkan pelanggan membuat bayaran ansuran dari masa ke masa. Ini berfungsi dengan baik pada kebanyakan masa, dan beberapa perniagaan mempunyai masalah dengan sejumlah besar pelanggan yang tidak membayar. Walau bagaimanapun, apabila masalah pembayaran pelanggan timbul, perniagaan mesti mengambil langkah yang tepat untuk menerima pembayaran. Salah satu langkah pertama sering adalah surat untuk menuntut pembayaran.
Masukkan nama atau alamat syarikat, alamat, maklumat hubungan seperti nombor telefon dan alamat e-mel, dan tarikh di bahagian atas sebelah kanan halaman. Anda boleh menggunakan kepala surat syarikat yang berpusat di bahagian atas halaman dan bukannya menaip maklumat anda, tetapi anda masih perlu memasukkan tarikh di sebelah kanan.
Letakkan nama pelanggan, alamat dan nombor akaun, jika berkenaan, enam baris dari bahagian atas halaman, di sebelah kiri.
Berikan jumlah pelanggan berhutang dalam perenggan pertama. Mulakan huruf dengan pernyataan seperti, "Surat ini adalah untuk meminta pembayaran dalam jumlah (kosong)." Beritahu pelanggan tarikh dia sepatutnya menghantar pembayaran.
Beritahu pelanggan tarikh yang dia harus menghantar pembayaran kepada anda. Nyatakan jika anda ingin menerima bayaran yang lebih kecil atau membuat pelan pembayaran.
Beritahu pelanggan akibat ketidakpastian yang berterusan dalam perenggan kedua. Ini termasuk yuran, kenaikan kadar faedah, tindakan undang-undang atau menghantar akaun ke agensi pengumpulan.
Terima kasih kepada pelanggan untuk perniagaannya dan atas perhatiannya yang tepat pada masanya dalam perenggan terakhir. Jemput dia untuk menghubungi anda dengan soalan. Taipkan nama penuh dan tajuk tugas anda di bahagian bawah halaman. Letakkan tanda tangan anda di atas nama ditaip anda.
