Arahan tertulis kepada pekerja sering lebih berguna daripada arahan lisan. Surat yang mengandungi butiran mengenai dasar atau prosedur baru memberikan pekerja dokumen untuk rujukan masa depan. Di samping membantu mereka mengingati cara mengikuti prosedur baru, surat arahan memenuhi keperluan undang-undang untuk menyediakan pemberitahuan rasmi tentang dasar baru yang dimandatkan oleh undang-undang. Sebagai contoh, pada awal tahun 2011, banyak bandar sedang memulakan larangan merokok yang mempengaruhi perniagaan kawasan. Ia adalah tanggungjawab majikan untuk memaklumkan kepada pekerja bagaimana mematuhi dasar merokok yang baru.
Letakkan kepala surat syarikat di pencetak anda. Arahan ini adalah pemberitahuan rasmi, dan kepala surat akan memperkuat sifat formal maklumat tersebut.
Taipkan tarikh penuh. Anda mesti selalu memasukkan tarikh pada arahan kerana ia menetapkan masa pemberitahuan. Langkau satu baris.
Taipkan nama penerima dan alamatnya jika arahan hanya pergi ke satu orang. Sekiranya ia merupakan surat pelengkap kepada semua pekerja, hilangkan nama dan alamat.
Taipkan "Pekerja dihargai yang dihormati" diikuti dengan usus besar jika surat itu akan diserahkan kepada semua pekerja. Taipkan nama khusus jika ia pergi ke satu orang.
Mulailah surat itu dengan pernyataan langsung tentang apa arahannya. Berikan butiran yang berkaitan dengan dasar atau prosedur, seperti apabila ia akan berkuatkuasa dan siapa yang dipengaruhi oleh dasar tersebut.
Senaraikan langkah-langkah untuk menyelesaikan tugas atau mematuhi dasar baru. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dibaca yang boleh diikuti oleh pekerja.
Terangkan bagaimana dasar baru ini akan memberi manfaat kepada penerima dan terima kasih atas kerjasama mereka. Jelaskan apa yang akan berlaku jika pekerja memilih untuk tidak mematuhi arahan tersebut.
Berikan sebarang tarikh akhir atau maklumat hubungan yang sesuai dalam perenggan terakhir. Terangkan kaedah untuk menilai pematuhan pekerja, jika berkenaan. Tawaran untuk menjawab sebarang soalan yang mungkin diterima oleh penerima.
Tutup huruf dengan menaip penutup hormat dan menaip nama dan tajuk penuh anda. Tandakan di atas nama ditaip anda.
Sediakan seorang penyelia lain membaca surat itu untuk memastikan anda tidak terlepas apa-apa maklumat.
Kirimkan surat tersebut. Jika arahan itu adalah hasil perubahan dalam undang-undang, pertimbangkan untuk meminta pengesahan tanda tangan dari penerima untuk membuktikan bahawa arahan itu diterima.
