Untuk mentakrifkan pentadbiran kontrak dalam terma yang paling mudah, itu adalah tugas untuk memastikan bahawa mana-mana kontraktor memenuhi tugas mereka dengan terma dan ketentuan yang ditulis dalam kontrak. Mempunyai pengawasan untuk menangkap penyimpangan dan syarat yang tidak dipenuhi kerana ia berlaku bermakna projek atau orang lebih cenderung untuk berjaya dalam melaksanakan kontrak untuk membetulkan masalah atau peninggalan lama setelah fakta dan bukannya sesaat setelah mereka selesai. Kemahiran pentadbiran kontrak yang besar tidak ternilai dalam syarikat-syarikat yang mengupah kontraktor secara tetap.
Apakah Prosedur Kontrak?
Dalam membuat kontrak, proses tujuh langkah bermula. Semua tujuh peringkat ini jatuh di bawah payung pengurusan kontrak, dan pentadbiran kontrak tidak benar-benar memukul mendidih sehingga sekitar lima langkah. Seorang pengurus kontrak boleh bekerja untuk mengawasi kontrak, dan peranan mereka bermula sebaik sahaja pembicaraan tentang kontrak bermula. Tetapi dengan mana-mana pasukan pengawasan kontrak yang hebat, seorang pengurus dan pentadbir dapat bekerja seiring dengan tujuh tahapan.
Langkah pertama ialah mengetahui matlamat kontrak. Apakah risiko dan jangkaan? Apakah keperluan dan jangka masa? Kenapa perlu kontrak?
Langkah kedua adalah mengenai pengarang kontrak. Pasukan undang-undang perlu berada di atas kapal untuk memastikan tidak ada kekaburan kerana kekurangan kejelasan boleh meninggalkan kontrak terdedah untuk ketidakseimbangan atau prestasi yang kurang baik.
Langkah ketiga ialah apabila rundingan berlaku. Pihak kedua menerima kontrak dan mengambil kesempatan untuk mengetepikan sebarang isu yang mungkin mereka ada atau menghapuskan apa yang mereka anggap sebagai tidak realistik atau tidak adil. Untuk mengelakkan rundingan kontrak yang sukar, bijak untuk mengarang kontrak selepas beberapa komunikasi supaya anda memahami jangkaan pihak lain. Sekali rundingan bermula dan memberi / mengambil pertukaran berlaku, ia dipanggil "redlining," dan ia boleh menjadi rumit jika pasukan itu tidak berada di atas perubahan. Menggunakan perisian pengurusan kontrak boleh membuat ini, serta pengawasan pentadbiran, proses yang lebih mudah. Terdapat beberapa sistem perisian pengurusan yang disyorkan dengan baik yang mungkin membuat kontrak lebih mudah, bergantung kepada keperluan anda.
Kelulusan datang dalam langkah keempat. Bagi syarikat yang lebih besar, mungkin terdapat proses pengauditan atau mesyuarat lembaga yang diperlukan untuk mengatasi kontrak dan mendapatkan kelulusan. Perisian pengurusan dapat menyederhanakannya dengan mendapat kelulusan real-time yang mungkin oleh mereka yang berkuasa memberikannya.
Langkah lima adalah mengenai menandatangani garis putus-putus. Melaksanakan kontrak bermakna mendapatkan tandatangan dan perjanjian akhir. Kencan dan saksi mungkin diperlukan. Tandatangan elektronik yang sah mengikat di sini apabila pihak tidak berada di bandar atau negara yang sama. Pentadbir memastikan semua orang berada dalam jadual untuk menyelesaikan proses pelaksanaan sebelum menandatangani tarikh akhir.
Selepas kontrak itu diterima dan dilaksanakan, terdapat pindaan dan semakan yang diperlukan apabila projek dan tugas dijalankan. Mengurus ini mungkin menjadi sebahagian daripada peranan pentadbir kontrak dan boleh dipermudahkan melalui program pengurusan kontrak. Mengikuti perubahan dan perubahan adalah peringkat keenam proses kontrak.
Pentadbir kontrak adalah di depan dan pusat dalam tanggungjawab sekarang, ketika tahap ketujuh proses kontrak masuk. Harus ada tonggak penting di sepanjang jalan bagi pentadbir untuk memantau kemajuan dan kejayaan pada perkhidmatan yang dikontrak. Pemeriksaan kerap bererti menangkap kekurangan atau merebut peluang yang mungkin timbul sepanjang perjalanan. Perlu ada peringatan dan peringatan yang ditetapkan untuk perkara-perkara seperti pembaharuan dan tahap penyelesaian, dan ini perlu disampaikan kepada semua pengurusan peringkat atasan yang perlu dimaklumkan mengenai perkembangan kontrak. Pentadbir dan pengurus kontrak mestilah bersifat komunikatif dan proaktif untuk mengelakkan sebarang kesilapan atau tarikh akhir yang berlalu tanpa tindakan.
Apakah Fungsi Pentadbiran Kontrak?
Terdapat lebih banyak pekerjaan ini daripada apa yang memenuhi mata. Untuk menjadi besar dalam pentadbiran kontrak, ia bermakna bekerja dengan baik dengan eksekutif dan kakitangan di semua peringkat. Menjadi seorang komunikator yang hebat boleh membantu mewujudkan kontrak yang lebih berkesan dan memastikan keperluan dan keinginan semua orang dipenuhi. Untuk tujuan ini, mereka perlu lancar untuk berhubung secara dalaman dan luaran. Ini mungkin memerlukan keupayaan untuk bekerja dengan pihak-pihak di peringkat antarabangsa dan hampir pasti akan memerlukan kerjasama dengan pasukan perundangan dan perolehan.
Kemahiran perundingan pentadbir kontrak akan menjadi tidak dapat dibahaskan. Mereka akan menggunakan bijak dan wawasan untuk menaikkan harga, syarat-syarat untuk memenuhi syarat dan terma semasa memantau dewan yang memastikan semua ini dipenuhi apabila masa berlalu. Mereka juga akan yakin penganalisis risiko, dapat memastikan jika pindaan atau semakan semula mungkin bertentangan dengan kepentingan terbaik syarikat mereka.
Pentadbir kontrak mestilah baik bukan hanya menyelesaikan konflik tetapi mengesan mereka sebelum mereka meningkat. Ini mungkin bermakna bekerja untuk mewujudkan bahasa dan peraturan yang jelas yang mungkin digunakan untuk kontrak masa depan, atau bahkan semasa, untuk menyelesaikan atau mengelakkan isu.
Melaporkan kemajuan kepada pengurusan dan pemain penting lain diperlukan, walaupun hal-hal berjalan dengan lancar, begitu banyak aspek lain dari bisnis mungkin dipengaruhi oleh kejayaan atau kesulitan dalam kontrak.
Akhirnya, mereka akan memantau aliran tunai untuk memastikan pembayaran dan bayaran kontrak lain dibuat dengan betul dan mengikut jadual dan bahawa mereka diterima oleh pihak yang sepatutnya.
Kerjaya dalam Pentadbiran Kontrak
Pentadbiran kontrak adalah bidang yang semakin berkembang, dengan Biro Statistik Buruh mencadangkan peluang pekerjaan mungkin tumbuh 10 persen antara 2016 dan 2026, trajektori pertumbuhan yang lebih tinggi daripada kebanyakan kerjaya. Memandangkan berapa banyak yang menunggang kejayaan kontrak, ini adalah pekerjaan yang memerlukan pendidikan tinggi, dengan ijazah sarjana muda ditambah dengan banyak pengalaman berkaitan pekerjaan kontrak atau gelar sarjana dalam pentadbiran perniagaan dengan darjah yang berkaitan dalam bidang perakaunan, ekonomi dan matematik. Ijazah undang-undang juga sering sesuai untuk kerjaya ini.
Industri yang memerlukan pentadbir kontrak meluas. Pembinaan adalah kawasan yang besar untuk pengurusan kontrak dan pentadbiran, dan pemohon mungkin mendapat manfaat daripada pendidikan kejuruteraan atau seni bina selain sebagai gelar perniagaan. Sukan adalah bahagian pentadbiran kontrak yang hebat, dengan semua orang dari vendor makanan kepada pemain yang perlu di bawah kontrak. Mana-mana jenis perkilangan atau syarikat kejuruteraan akan memerlukan tangan yang mantap dengan kontrak. Institusi pendidikan, seperti kolej dan sekolah, menangani semua kontrak secara berterusan, seperti apa-apa jenis perusahaan kerajaan. Profesional sumber manusia juga menangani pentadbiran dan pengurusan kontrak secara tetap.
Kemahiran Setiap Keperluan Pentadbir Kontrak
Mungkin ada pasukan perundangan yang terlibat dalam membuat kontrak, tetapi tugas pentadbirnya adalah untuk menyokong semua peringkat proses kontrak. Akibatnya, mereka perlu mempunyai kemahiran bahasa bertulis dan lisan yang luar biasa. Realiti kontrak adalah bahawa walaupun koma salah letak dapat mengubah secara dramat makna garis, yang dapat membawa kejutan serius dengannya. Ini bermakna kemahiran pemahaman bacaan mereka perlu menjadi kedudukan tertinggi.
Pengawasan pentadbir akan mendapat manfaat dari perhatian yang teliti terhadap perincian - mereka jenis orang yang mungkin menyadari salah ejaan menu restoran. Mereka juga melihat kualiti kerja dan dengan mudah dapat melihat ketidakkonsistenan.
Pentadbir kontrak perlu mempunyai kemahiran kepimpinan yang terbukti tetapi juga dapat menjadi pemain pasukan yang mantap. Keupayaan dan kecenderungan pengurusan bermain pasukan ini akan memberi mereka kebaikan apabila tiba masanya untuk membuat laporan, berunding antara pihak dan jabatan dan menyelesaikan pengawasan pelaksanaan kontrak.
Jika ini adalah kemahiran yang anda miliki dan anda menyukai idea tentang kerjaya yang mencabar dalam bidang yang semakin berkembang, pentadbiran kontrak mungkin menjadi kerjaya untuk anda.
Biro Statistik Buruh termasuk pentadbir kontrak di bawah payung pengurus perkhidmatan pentadbiran dan menyatakan pendapatan median dalam peranan pentadbiran ini untuk 2017 ialah $ 94,020.
