Agendas adalah seperti bahan api oktan yang tinggi untuk mesyuarat - mereka dapat meningkatkan kecekapan dan produktiviti proses keputusan apa pun. Satu agenda yang baik dapat mengurangkan bilangan mesyuarat yang diperlukan untuk menyiapkan satu projek dengan separuh dan sangat mengurangkan kecenderungan untuk mengadakan mesyuarat untuk perbincangan yang tidak berguna untuk pencapaian matlamat.
Peranan Agenda
Matlamat agenda adalah untuk memudahkan proses membuat keputusan di kalangan ahli kumpulan. Ini mungkin untuk peningkatan teknologi atau perbincangan belanjawan. Agenda membantu untuk memastikan para peserta pertemuan berfokus pada keputusan akhir. Agendas juga memudahkan untuk menilai kejayaan mesyuarat dengan menyediakan senarai semakan untuk tindak lanjut dan akauntabiliti.
Format
Garis pertama agenda harus menyatakan matlamat dan tujuan mesyuarat. Sesetengah format agenda lebih suka menyatakan tujuan bersama-sama dengan matlamat sub selepas setiap item agenda. Kedua-dua format mewujudkan kerangka untuk dibincangkan. Agendas boleh berbeza-beza dari mudah hingga kompleks. Mereka boleh memasukkan lampiran dan bahan bacaan atau agenda dari mesyuarat sebelumnya. Jenis format yang digunakan biasanya ditubuhkan oleh formaliti dan panjang mesyuarat. Peraturan yang baik ialah format harus sepadan dengan pakaian peserta pertemuan; iaitu mesyuarat yang penuh dengan sandal dan celana pendek boleh mendapatkan dengan agenda tidak formal manakala bilik yang penuh dengan saman mungkin memerlukan agenda rasmi.
Informal vs Formal
Mesyuarat pendek atau tidak formal boleh disalin ke dalam e-mel atau peringatan mesyuarat. Ia mungkin mengandungi satu baris untuk matlamat mesyuarat dan kemudian tiga hingga lima mata perbincangan pendek. Agenda panjang biasanya merupakan halaman penuh, yang merangkumi tajuk, lokasi pertemuan, tarikh dan waktu, matlamat dan topik atau titik perbincangan. Mesyuarat panjang juga harus termasuk masa untuk setiap topik perbincangan dan nama penyampai. Kedua-dua format agenda harus berakhir dengan seksyen untuk "Langkah Seterusnya" untuk susulan. "Langkah Seterusnya" ini akan menjadi asas bagi topik agenda pada mesyuarat seterusnya.
