Polisi dan prosedur disediakan untuk membantu membimbing cara perniagaan anda beroperasi secara dalaman dan luaran. Secara berkala mengkaji semula dasar dan prosedur anda memastikan anda selalu mengikuti amalan terbaik. Penilaian membantu anda mengemas kini garis panduan anda yang diperlukan untuk mencerminkan perubahan dalam perniagaan atau ekonomi anda dan untuk menangani bidang keperluan atau keprihatinan dalam syarikat.
Tentukan Dasar
Polis adalah protokol bertulis syarikat anda untuk bagaimana anda mengendalikan pelbagai fungsi perniagaan. Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai dasar dalaman untuk perkara seperti pakaian tempat kerja, kehadiran atau bagaimana hari cuti diminta. Anda juga mungkin mempunyai dasar luar untuk isu seperti membeli atau mengendalikan aduan pelanggan. Menurut KCG Consulting Group, dasar menetapkan tahap bagaimana prosedur dibangunkan, dijalankan dan dinilai, dan harus selaras dengan objektif strategik organisasi. Polisi biasanya ditetapkan oleh pemilik, pengurusan atasan, majlis penasihat atau lembaga pengarah.
Semak Dasar
Secara kerap mengkaji semula dasar untuk memastikan ia lengkap, komprehensif dan mudah difahami. Gunakan maklum balas pelanggan dan kakitangan dalam proses. Menurut KCG, satu dasar mestilah secara bertulis, dengan satu set arahan bagi setiap dasar. Ini memudahkan untuk memahami dan mengkaji semula dan mengubahnya apabila perlu. Contohnya, jika pelanggan kerap membuat aduan bahawa anda tidak mempunyai polisi pulangan atau bayaran balik yang ditetapkan, atau jika kakitangan menyatakan tidak ada proses yang adil untuk bagaimana orang menggunakan hari-hari peribadi, ia patut menambah isu agenda agenda peninjauan dasar anda. Apabila dasar tidak lagi membuat pengertian praktikal atau tidak lagi terpakai, anda mungkin mengemas kini atau menghapuskannya.
Tentukan Prosedur
Prosedur adalah langkah atau proses yang digunakan oleh perniagaan anda dalam aktiviti perniagaan setiap hari. Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai prosedur bagaimana anda memeriksa pengunjung, membuka atau menutup perniagaan untuk hari itu atau membersihkan atau mengendalikan jentera. Mempunyai panduan prosedur yang ada membantu memastikan perniagaan anda beroperasi dengan selamat dan cekap, terutamanya di kawasan-kawasan di mana missteps mungkin berbahaya atau mahal. Sebagai contoh, jika anda tidak mempunyai prosedur untuk mengunci pintu perniagaan anda pada waktu malam, anda boleh membuka syarikat itu untuk kecurian atau vandalisme yang berpotensi. Menurut KCG, prosedur harus termasuk maklumat yang berkaitan dengan siapa yang melakukan apa, apabila mereka melakukannya, dalam apa urutan dan atas sebab apa.
Prosedur Semakan
Aktiviti yang mempunyai pelbagai langkah, atau langkah-langkah yang mesti diterapkan dalam perintah tertentu, harus mempunyai garis panduan prosedur. Sekiranya beberapa elemen perniagaan anda mengalami kesalahpahaman yang kerap, prosedur untuk kawasan tersebut perlu dinilai. Contohnya, jika pelanggan kerap mengadu penghantaran lewat, menilai prosedur anda untuk mengambil pesanan, memenuhi pembungkusan dan penghantaran pengesanan. Ini akan membantu anda mengenal pasti kawasan di mana klarifikasi atau definisi yang lebih besar diperlukan. Prosedur kajian dengan meminta staf yang tidak dikenali dengan proses untuk membaca garis panduan yang ada dan mengenalpasti bidang yang tidak masuk akal atau sukar difahami.
