Anda boleh memiliki perniagaan terbesar di dunia, tetapi tanpa mempromosikan syarikat anda dan produk yang ditawarkan, tiada siapa yang akan tahu anda wujud. Itulah di mana jabatan komunikasi yang baik masuk.
Sama ada perniagaan anda baru dimulakan, sebuah syarikat pertengahan bersaiz atau sebuah syarikat besar, yang mempunyai jabatan komunikasi adalah penting untuk mendapatkan perkataan tentang perniagaan anda dan apa yang anda lakukan.
Jabatan komunikasi boleh mengambil alih perhubungan awam atau jabatan hal ehwal awam. Jabatan ini bekerjasama rapat dengan jabatan-jabatan lain untuk memastikan ia memahami dinamik perniagaan anda dan maklumat yang diperlukan untuk berkomunikasi. Jabatan komunikasi memainkan peranan penting dalam kejayaan organisasi.
Peranan Komunikasi Korporat
Peranan komunikasi korporat adalah untuk mewujudkan jenama anda, mempromosikan produk atau perkhidmatan anda dan mendapatkan pelanggan baru. Apabila dilakukan dengan baik, komunikasi korporat bukan sahaja akan membantu anda mendapatkan pelanggan baru tetapi akan menggalakkan pelanggan sedia ada anda untuk tetap setia pada jenama anda. Komunikasi korporat termasuk media sosial, hubungan media, acara klien dan pengiklanan.
Matlamat komunikasi korporat juga harus termasuk komunikasi syarikat dalaman. Ini membantu pihak pengurusan membuat kakitangan lain tahu tentang apa yang sedang berlaku dan membantu menguatkan pelbagai jabatan di syarikat anda. Komunikasi dalaman termasuk surat berita syarikat, e-mel biasa dan acara bina pasukan kakitangan.
Dalam kebanyakan kes, jabatan komunikasi anda diketuai oleh seorang pengarah komunikasi atau pengurus. Ini adalah orang yang membantu anda menyusun strategi bagaimana kaedah komunikasi luaran dan dalaman akan berfungsi dengan baik untuk syarikat anda. Dia juga akan melaksanakan strategi yang anda pilih, sama ada dengan sendiri atau dengan pasukan komunikasi.
Sekiranya anda mempunyai syarikat yang sangat kecil, peranan pengarah komunikasi mungkin merupakan satu yang diserapkan ke kedudukan lain. Sebagai contoh, pasukan jualan anda mungkin menjadi pengguna yang menjalankan akaun media sosial anda atau kakitangan anda boleh memakai acara klien.
Apapun jabatan komunikasi seperti di syarikat anda, ia mestilah wujud dalam beberapa bentuk supaya anda dapat memenuhi matlamat komunikasi korporat anda.
Fungsi Jabatan Komunikasi
Terdapat banyak fungsi jabatan komunikasi. Anda mungkin mendapati bahawa syarikat anda memerlukan lebih banyak daripada yang lain. Anda juga mungkin mendapati beberapa fungsi jabatan komunikasi berfungsi dengan lebih baik daripada yang lain untuk industri dan jenama tertentu anda.
Fungsi jabatan komunikasi termasuk:
- Menguruskan laman web dan media sosial anda, termasuk bekerja dengan pemaju laman web, memaparkan kemas kini media sosial yang kerap dan melibatkan orang di saluran media sosial anda.
- Menguruskan blog, termasuk membuat kalendar editorial yang relevan, menulis artikel dan bekerjasama dengan freelancer untuk membuat kandungan.
- Promosi berlari, sama ada di media sosial atau di lokasi fizikal.
- Acara memegang, seperti peluang pendidikan berterusan, pencampur rangkaian atau rumah terbuka.
- Mengawasi hubungan media, termasuk menulis dan mengedarkan siaran berita, menanggapi pertanyaan media dan mengekalkan kit media mengenai syarikat anda.
- Berbicara secara umum, termasuk mewakili syarikat anda dalam tetapan awam dan menyediakan eksekutif untuk bercakap pada acara seperti persidangan berita.
- Menguruskan bahan-bahan pemasaran, termasuk brosur, surat berita dan surat pesanan.
- Mencari peluang untuk pengiklanan, sama ada dalam cetakan, di TV atau dalam talian.
- Mengendalikan komunikasi krisis apabila peristiwa mengancam keselamatan awam atau reputasi syarikat anda, seperti kematian akibat kemalangan, tumpahan toksik atau pemberhentian.
- Mewujudkan dan melaksanakan pelan komunikasi tahunan, selalunya bersempena dengan jabatan-jabatan lain.
- Mengawasi komunikasi syarikat dalaman, termasuk pengumuman dan latihan dalaman.
Semua fungsi jabatan komunikasi ini membantu untuk memperkuat usaha syarikat, jenama dan pemasaran anda. Mereka membantu memastikan semua orang dalam syarikat anda berada pada halaman yang sama ketika datang ke arah bagaimana syarikat anda diwakili dan imej publik yang anda miliki. Fungsi ini juga membina keyakinan pelanggan dan pelanggan kerana mereka akan tahu apa yang diharapkan daripada syarikat anda. Melalui komunikasi anda, mereka akan mempunyai pemahaman mengenai pernyataan misi anda, nilai, penonton sasaran, keperibadian dan produk dan perkhidmatan yang anda berikan. Semakin banyak keyakinan pelanggan dan pelanggan anda, kemungkinan besar mereka akan terus menggunakan produk atau perkhidmatan anda.
Apa Adakah Pengurus Komunikasi Adakah?
Peranan komunikasi korporat adalah penting. Anda ingin seseorang mengawasi matlamat komunikasi korporat anda yang mempunyai kemahiran dan keupayaan untuk menjalankan semua fungsi komunikasi yang penting untuk syarikat anda.
Mencari pengurus komunikasi yang berpengalaman adalah langkah pertama untuk menubuhkan jabatan komunikasi anda. Orang ini boleh melapor kepada pengarah komunikasi dan akan bertanggungjawab terhadap pelbagai tugas penting, jadi anda ingin memastikan anda mencari seseorang yang mampu dan kompeten. Sebaik-baiknya, orang ini akan mempunyai pengalaman di bidang tertentu anda supaya lengkung pembelajaran tidak curam. Walaupun ia membantu untuk menyewa seseorang dengan ijazah dalam komunikasi, perhubungan awam atau bidang yang sama, tidak selalu perlu jika orang itu mempunyai pengalaman penting yang relevan.
Apabila berkaitan dengan peranan pengurus komunikasi, apa yang dilakukan oleh orang itu bergantung kepada peranan komunikasi korporat di syarikat anda. Anda mungkin memerlukan seseorang untuk fokus hanya pada pemasaran internet, seperti laman web, blog dan media sosial. Anda mungkin mahu seseorang yang boleh meneliti iklan cetak di bandar-bandar tempatan atau siapa yang boleh membuat dan mengagungkan acara yang menakjubkan. Anda hanya boleh menyewa seorang pengurus komunikasi untuk mengawasi komunikasi dalaman atau membina intranet syarikat.
Apakah pengurus komunikasi juga bergantung kepada saiz jabatan komunikasi anda. Jika anda mempunyai pasukan satu orang, pengurus komunikasi akan mengendalikan lebih banyak fungsi daripada jika anda mempunyai jabatan komunikasi yang besar. Dengan pasukan yang lebih kecil, anda perlu memberi keutamaan kepada apa yang anda lakukan oleh pengurus komunikasi anda kerana dia hanya akan mempunyai banyak masa untuk melakukan tugasnya. Sekiranya dia mengawasi jabatan komunikasi, dia mungkin lebih berupaya melakukan tugas sehari-hari dan mengambil peranan yang lebih besar dan pengurusan. Apabila anda mempunyai jabatan komunikasi, anda mungkin ada seorang yang menguruskan internet, menguruskan iklan, menguruskan perhubungan awam dan menguruskan komunikasi dalaman.
Peranan seorang pengurus komunikasi atau pengarah juga berbeza-beza bergantung kepada jika perniagaan adalah permulaan atau syarikat yang lebih mantap. Pada permulaan, pengarah komunikasi akan menghabiskan banyak masa membuat strategi, membangunkan jenama, menyelidik pasaran sasaran, menguji teknik komunikasi dan mewujudkan cagaran syarikat. Ini adalah semua perkara yang perlu dilakukan sebelum pelan komunikasi dilaksanakan.
Dalam syarikat yang lebih berpengalaman, pengarah komunikasi mempunyai asas untuk memulakannya. Banyak asas dan penyelidikan telah dilakukan. Walaupun mungkin terdapat peluang untuk membangunkan strategi dan penjenamaan baru, seorang pengarah komunikasi atau pengurus komunikasi di sebuah syarikat yang ditubuhkan boleh menghabiskan lebih banyak masa mengembangkan apa yang telah dilakukan sebelum atau mencari kawasan baru untuk diterokai.
Apabila memilih seseorang untuk menjadi pengarah komunikasi syarikat anda, pastikan anda mencari seseorang dengan komunikasi yang kuat dan kemahiran orang, yang dianjurkan dan boleh mengendalikan banyak projek di bawah tekanan tarikh akhir. Mereka harus kreatif, mempunyai keupayaan untuk menulis dengan jelas dan menjadi pemain pasukan.
Dengan strategi komunikasi yang betul dan pengarah komunikasi di tempat, jabatan komunikasi anda pasti berkembang maju.
