Dalam mana-mana pengaturan perniagaan, mesyuarat tidak dapat dielakkan. Lebih banyak masa tidak, rakyat perlu menghadiri mesyuarat ini, melihat mereka dengan ketakutan. Mungkin kerana mereka berlari terlalu lama, kerana tidak ada alasan yang jelas untuk mesyuarat itu berlaku atau mungkin tidak ada yang dapat diselesaikan oleh mesyuarat ini. Mereka jelas tidak memenuhi lima Ps mesyuarat yang berkesan: tujuan, produk, peserta, isu dan proses yang mungkin.
Tujuan
Tujuan mesyuarat ditakrifkan sebagai sebab mesyuarat perlu diadakan, agenda atau objektif utama yang perlu dibincangkan oleh peserta. Sekiranya tidak ada isu yang perlu dibincangkan maka tidak ada alasan untuk memanggil mesyuarat. Mesyuarat tanpa tujuan yang jelas adalah membazir masa semua orang.
Produk
Produk mesyuarat menggambarkan hasil yang diinginkan yang harus dicapai apabila semuanya dikatakan dan dilakukan. Ini bukan sekadar hasil yang diinginkan dari mesyuarat, tetapi juga hasil yang diinginkan dari mana-mana projek dan barang dagangan masa depan yang dibincangkan semasa mesyuarat. Menyatakan produk mesyuarat di depan menyimpan mesyuarat di landasan, terus perbualan dari menyimpang ke dalam subjek yang tidak memenuhi tujuan mesyuarat.
Peserta
Peserta pertemuan hanya termasuk orang-orang yang perlu terlibat, orang yang pandangan atau pekerjaan langsung mempengaruhi tujuan dan hasil mesyuarat. Sebagai contoh, kakitangan perubatan hospital tidak akan menjadi peserta dalam mesyuarat mengenai sistem komputer hospital. Jururawat dan doktor bagaimanapun, akan mengambil bahagian dalam mesyuarat yang melibatkan isu-isu kesihatan dan penyakit atau mesyuarat yang akan membantu mereka mendapatkan Unit Pendidikan Berterusan, CEU, yang dikehendaki menyimpan lesen mereka sehingga kini.
Isu-isu yang boleh diterima
Isu-isu yang mungkin adalah kebimbangan yang mungkin timbul di kalangan peserta, masalah yang mereka lihat dengan keadaan semasa item-item dalam agenda atau masalah yang mereka rencanakan dengan penyelesaian yang berpotensi dibangkitkan semasa pertemuan. Isu-isu yang mungkin juga termasuk menangkap apa-apa kesilapan yang mungkin telah melepaskan notis semasa persediaan untuk mesyuarat itu. Sebagai contoh, seseorang memberi persembahan mengenai kemungkinan penyelesaian kepada masalah yang disenaraikan dalam agenda. Seseorang dalam mesyuarat itu mungkin mendapati bahawa satu atau dua fakta hilang, dan fakta-fakta ini mungkin mempunyai kesan yang mendalam terhadap hasil mesyuarat, atau penyelesaiannya. Isu-isu ini mungkin menjadi masalah dengan kos projek atau masa yang terlibat dalam menyelesaikan projek.
Proses
Proses mesyuarat itu termasuk langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan pertemuan itu berjalan lancar dan mencapai tujuan mesyuarat. Ia juga termasuk membuat perancangan untuk mencapai projek dan barangan masa depan untuk memastikannya terus berjalan. Mempunyai proses yang disenaraikan dalam langkah-langkah yang lebih awal dari masa ke masa membolehkan semua orang terlibat dengan cara memastikan mereka mencapai matlamat dan hasil mesyuarat, projek atau merchandising. Ia adalah cara untuk mengikuti kemajuan mesyuarat.
