Komunikasi dan pertukaran maklumat yang berkesan adalah penting untuk menjayakan projek. Komunikasi yang jelas memastikan setiap ahli pasukan memahami peranan dan objektifnya dalam projek itu. Pertukaran maklumat berterusan memastikan semua ahli pasukan menyedari perkembangan dan menyerlahkan sebarang isu yang mungkin menjejaskan kemajuan. Kegagalan berkomunikasi secara berkesan boleh menyebabkan kelewatan yang banyak yang memberi kesan kepada kejayaan projek.
Pelan projek
Pelan projek adalah pusat kepada semua komunikasi projek seperti yang dilaporkan oleh TechRepublic. Pelan ini membolehkan setiap ahli pasukan tahu apa projek itu perlu disampaikan dan siapa yang bertanggungjawab. Ia menyediakan tarikh utama dan ketergantungan projek dan memecah program kompleks menjadi komponen kecil yang ahli dapat lebih mudah difahami.
Visi
Komunikasi memastikan bahawa setiap ahli pasukan berkongsi visi yang sama hasil projek. Satu edisi 2002 "Houston Business Journal" menggambarkan bagaimana arkitek, syarikat pembinaan dan pemaju bekerjasama dengan pengurus syarikat klien untuk mencapai kejayaan projek menerusi satu matlamat bersama - sebuah taman perniagaan yang akan memenuhi keperluan penggunanya.
Perancangan Komunikasi
Projek besar melibatkan banyak ahli pasukan dan pelbagai saluran komunikasi. Untuk memastikan komunikasi dan pertukaran maklumat yang berkesan, adalah penting bagi pengurus projek untuk merancang dan mengurus proses dari awal, mengenalpasti siapa yang memerlukan maklumat yang berbeza di pelbagai peringkat projek. Proses ini berterusan mengikut Perundingan Perfect Project, yang menyatakan bahawa pengurus projek menghabiskan sebahagian besar masa mereka dalam tugas komunikasi.
Pengurusan Maklumat
Ahli pasukan memerlukan akses cepat kepada versi dokumentasi projek terkini. Dengan membuat laman web atau pangkalan data projek tunggal, pengurus projek dapat memusatkan semua maklumat dan menyediakan ahli pasukan dengan akses yang selamat ke dokumen penting seperti rancangan, jadual, pembekal, minit mesyuarat dan laporan kemajuan.
Status
TechRepublic mengenal pasti status laporan sebagai salah satu komunikasi projek yang paling penting. Berkongsi kemas kini status memastikan semua ahli pasukan menyedari tentang sebarang isu penting atau perubahan yang tidak dijangka yang mungkin memberi kesan pada jadual atau kos projek. Mereka kemudian boleh mengambil tindakan pemulihan yang diperlukan.
Alat
Alat komunikasi, seperti e-mel, penyambungan video dan teleconference, menjadikannya mudah dan mudah untuk ahli pasukan projek untuk bekerjasama dan bertukar maklumat, walaupun mereka bekerja di lokasi yang berbeza. Alat rangkaian sosial juga memainkan peranan penting dalam pengurusan projek. Ahli boleh menggunakan alat, seperti Twitter atau Facebook, untuk menghantar kemas kini atau ulasan status ringkas mengenai isu-isu projek penting.
