Anda mungkin memerlukan banyak persediaan untuk menulis surat rujukan pepejal bagi kebanyakan orang, terutama jika mereka kurang pengalaman dalam kedudukan yang mereka gunakan. Apabila seorang calon mempunyai banyak pengalaman pentadbiran yang relevan, namun tugasnya menjadi lebih mudah karena Anda dapat memilih dan memilih aspek pengalamannya yang paling berkaitan dengan posisi baru dan menjual aspek-aspek tersebut kepada calon majikan. Pengalamannya boleh bercakap untuk dirinya sendiri, tetapi surat anda boleh memandu pulang ke rumah bahawa dia adalah calon terbaik untuk pekerjaan itu.
Mulakan surat dengan mengenal pasti calon yang anda cadangkan. Kemudian, tunjukkan diri anda, terangkan kelayakan anda, dan menyatakan bagaimana anda tahu calon itu. Sebagai contoh, anda mungkin berkata "Saya menulis surat ini untuk mencadangkan Charles Willis untuk kedudukan perakaunan anda. Nama saya Natalie Jones dan saya telah mengenali Charles selama 22 tahun, dia adalah penyelia saya di Madison Investments."
Mengkaji kualiti terbaik calon, memberi tumpuan kepada projek atau tugas tertentu yang telah dia kerjakan. Terangkan hasil sebenar, seperti kos rancangannya telah disimpan. Sekiranya dia pergi untuk pekerjaan, ia akan menjadi satu langkah utama, memproyeksikan kejayaannya dengan apa yang dapat dilakukannya dalam kedudukan baru.
Berikan contoh sebenar keupayaannya untuk bekerjasama dengan orang lain sebagai pentadbir dan sebagai ahli pasukan, jika berkenaan.
Jelaskan apa yang membuatkan calon ini menonjol sebagai pentadbir atau sebagai pekerja. Berikan contoh nyata tentang bagaimana dia telah melangkah ke atas dan di luar tugasnya dan mencapai objektif penting. Majikan yang berpotensi akan ingin tahu apa yang menjadikannya calon terbaik, dan penerangan tentang bagaimana dia menangani situasi tertentu dengan cara yang baru atau cerdas boleh meyakinkan majikan yang potensial untuk menemuinya.
Buat cadangan yang kukuh untuk syarikat itu untuk menyewa orang yang dirujuk. Pastikan mereka mampu melakukan pekerjaan itu dan keperibadian dan keupayaannya bekerja dengan orang lain akan menjadikannya sesuai. Jika calon anda mencari kedudukan yang lebih tinggi dalam pentadbiran, ulangi bagaimana pengalamannya sekarang telah menyiapkannya untuk pekerjaan itu dan bahawa dia mempunyai pengalaman yang luar biasa di bidangnya. Jika dia sedang mencari pekerjaan yang kurang tertekan atau membuat perubahan kerjaya, ulangi sifat-sifat yang akan membuatnya mendapat sewa yang baik.
Sediakan nombor telefon dan e-mel anda sekiranya orang yang anda menghantar surat itu mahu mendapatkan maklumat. Nyatakan bahawa anda akan berbesar hati untuk membincangkan kelayakan calon dengan lebih terperinci.
