Apabila mencari pekerjaan, surat rujukan daripada bekas majikan boleh sangat membantu dalam mengesahkan kemahiran, kelayakan dan pengalaman calon. Walau bagaimanapun, ketakutan terhadap tuntutan undang-undang dan litigasi mahal menghalang majikan daripada mencantumkan rujukan untuk pekerja yang ditamatkan. Oleh itu, menulis surat rujukan haruslah didekati dengan berhati-hati.
Hubungi jabatan sumber manusia anda mengenai polisi syarikat untuk surat rujukan untuk bekas pekerja. Banyak majikan mempunyai dasar tentang rujukan yang mencetuskan liabiliti berpotensi dalam tuntutan yang diajukan oleh majikan berikutnya atau bekas pekerja. Menyelidik undang-undang negeri anda mengenai kekebalan majikan yang berkaitan dengan surat rujukan untuk bekas pekerja. Calon majikan ingin mendapatkan rujukan benar dan lengkap tentang sejarah kerja calon; Walau bagaimanapun, sukar mendapatkan maklumat daripada majikan terdahulu yang bimbang tentang ramalan undang-undang dan tuntutan yang berpotensi daripada pekerja dengan rekod pekerjaan yang kurang daripada bintang.
Tinjau fail kakitangan bekas untuk menentukan sebab mengapa dia meninggalkan syarikat itu. Alasan penamatan juga mungkin menjadi isu ketika anda membuat surat rujukan. Perlu diingat orang yang anda mengarahkan surat rujukan itu boleh bertanya sama ada bekas pekerja itu layak untuk mengangkat semula atau jika dia memberi notis peletakan jawatan yang mencukupi.Sekiranya dia mengikuti dasar syarikat atau protokol untuk melonggarkan peletakan jawatannya, ini adalah isu-isu yang mengundang, dan anda mungkin boleh maju untuk menulis surat.
Dapatkan nama penuh dan tajuk penerima. Sekiranya pekerja meminta anda menulis surat rujukan generik yang dialamatkan "kepada siapa yang berkenaan," jelaskan batasan surat itu. Katakan kepadanya bahawa anda lebih suka menulis surat kepada individu atau syarikat tertentu supaya anda mempunyai rekod bagaimana surat rujukan sedang digunakan dan untuk apa tujuan. Surat rujukan generik harus mengandungi maklumat fakta yang ketat, terhad kepada tarikh pekerjaan, tajuk pekerjaan dan gaji. Ini adalah fakta asas tentang pekerjaan yang akan diberikan semasa pengesahan pekerjaan. diminta untuk menulis surat rujukan generik, elakkan memberikan lebih banyak maklumat daripada apa yang lazimnya dimasukkan dalam pengesahan pekerjaan standard.
Draf surat rujukan daripada mengandungi maklumat fakta, seperti tarikh pekerjaan, tajuk pekerjaan, penerangan ringkas tentang tugas dan tanggung jawab dan, jika diminta, mulai dan berakhir gaji. Semak semula fail kakitangan untuk memastikan anda menyediakan maklumat yang tepat dan semak draf anda dengan pengurus sumber manusia, jika perlu. Jika anda menulis surat yang mengandungi lebih banyak maklumat mengenai prestasi pekerja, hadkan maklumat yang anda berikan kepada pekerja sama ada layak untuk mengembalikannya. Jika bekas pekerja adalah pekerja model tanpa apa-apa isu prestasi semasa pekerjaannya, bina rujukan dengan cara yang mencerminkan bahawa selagi anda mempunyai ulasan prestasi untuk menyokongnya.
